Los españoles somos las personas que más horas trabajamos al día pero, sin embargo, también somos los menos productivos. Esta situación es reversible si contratamos a una secretaria virtual ya que es una pieza clave en el aumento de la productividad y en la minimización de la falta de eficiencia en las empresas. Pero, antes de comprender en qué nos puede ayudar una telesecretaria, debemos ser conscientes de por qué no somos productivos.

¿Qué factores afectan al rendimiento de las empresas?

1. La falta de horarios flexibles es uno de los principales errores de las empresas. Esta situación no motiva a los trabajadores, consiguiendo que se tiren horas y horas delante de un ordenador o papeles sin ser efectivos. Sin embargo, la telesecretaria sí tiene más flexibilidad y, por ello, es más productiva.
2. Jornadas laborales demasiado largas. Trabajar más horas no es sinónimo de mayor productividad, todo lo contrario. El éxito está en saber gestionar bien el tiempo como hace la secretaria online.
3. La planificación de reuniones en las últimas horas de la jornada de trabajo. Este horario no beneficia en absoluto a los trabajadores ya que las capacidades de concentración y eficiencia están más mitigadas que a primera hora de la mañana. En este sentido, una secretaria online se encarga de la organización de reuniones como es elegir el día y la hora teniendo presente cuándo los trabajadores son más efectivos.
4. Comidas de trabajo copiosas. Si llenamos mucho el estómago a la hora de comer o si nos quedamos rezagados durante mucho tiempo en el restaurante antes de volver al trabajo, perderemos eficiencia durante las últimas horas de la jornada laboral. La telesecretaria, al trabajar desde casa, organiza su tiempo y su comida para no distraerse en exceso.
5. La realización de videoconferencias es una buena alternativa a los viajes de negocio. Las nuevas tecnologías permiten reducir las distancias además de no perder tiempo en los desplazamientos. Por ello, la secretaria virtual usa todos los soportes electrónicos a su alcance para mantener contacto con los clientes de la empresa.
6. Escasez de herramientas de trabajo. Otro de los puntos débiles de algunas empresas es que no disponen de todas las herramientas necesarias para poder realizar las tareas con eficacia y en el menor tiempo posible. Esto no es un impedimento en el caso de la secretaria virtual ya que ella misma pone sus herramientas.

Telesecretaria: solución a la falta de productividad

Cómo hemos visto, la secretaria virtual es productiva debido a su capacidad para gestionar el tiempo, priorizar tareas y organizar el trabajo de cada día. Por otro lado, la telesecretaria no cuenta con un horario fijo ya que su jornada depende de si ha terminado todas las tareas pendientes. Por último, su eficacia se debe a su conocimiento y uso de las nuevas tecnologías, permitiendo reducir el tiempo de trabajo.