Telesecretaria: qué es y ventajas frente a una secretaria

En muchas ocasiones nos preguntan en qué consiste exactamente el servicio de una telesecretaria. Algunas pequeñas y medianas empresas tienen dudas sobre las diferencias exactas entre el concepto de telesecretaria, y lo que es un servicio de secretaria normal. Es importante entender que los servicios que puede ofrecer una telesecretaria frente a los de una secretaria ‘de toda la vida’ son prácticamente los mismos, aunque con una diferencia fundamental, que genera que muchas empresas apuesten por el primero en lugar del segundo. Esta diferencia está basada en el uso de la tecnología para ofrecer un servicio. En base a las ventajas de Internet, ha nacido este nuevo concepto, capaz de realizar las mismas funciones que una secretaria, pero con la diferencia de no estar físicamente situada en un puesto de trabajo.

QUÉ ES ENTONCES UNA TELESECRETARIA

Según lo comentado, la telesecretaria sería aquella persona que realiza todas las funciones atribuibles a una secretaria, sin estar físicamente en una oficina. El ahorro de costes es la principal razón para apostar por este modelo, puesto que obtendremos los beneficios de una secretaria ‘normal‘, pero sin necesidad de incurrir en gastos como el alta en la seguridad social, un coste en salario, etc.

QUÉ FUNCIONES PUEDE REALIZAR UNA TELESECRETARIA

Exactamente las mismas que el concepto de secretaria que hemos tenido hasta hace poco:

  • Recepcionará sus llamadas.
  • Derivará las llamadas a quien corresponda.
  • Atenderá en varios idiomas.
  • Organiza su agenda.
  • Le evita atender llamadas comerciales o de escasa relevancia, que sólo interfieren en los temas que sí son importantes para el desarrollo de su actividad.
  • Redacta cartas, discursos o cualquier otro documento que precise para su día a día.
  • Deja avisos o recados para que sea usted quien decida cuándo y cómo devolver las llamadas.
  • Puede recibir formación para encargarse de la atención a clientes dentro de su organización.
  • Puede atender en ciertos horarios menos comunes, en función de las necesidades de su negocio o de su actividad, en el caso de que, por ejemplo, tenga relación con clientes internacionales con otros horarios de trabajo.
  • Se convierte, si la organización lo necesita, en un aliado y un apoyo para los trabajas administrativos y de gestión que pueden derivarse de la actividad diaria de una pequeña o mediana empresa.

POR QUÉ ES MÁS ECONÓMICO EL SERVICIO DE UNA TELESECRETARIA

Para la empresa existen importantes ventajas económicas, derivadas del uso de la tecnología. La telesecretaria no se encuentra físicamente en su oficina (de ahí su nombre), sino que realiza las mismas funciones aunque de forma externalizada, gracias al uso de Internet, el correo electrónico, diversos programas de gestión y una formación específica que asegura un servicio profesional y de calidad. Y con un coste inferior para la pequeña y mediana empresa debido a que:

  • Esta nueva trabajadora no ocupa un espacio físico en su oficina. No tendrá que habilitar un nuevo puesto de trabajo. No habrá problemas de espacio ni un mayor gasto en equipos informáticos, luz, etc.
  • Usted contrata un servicio de telesecretaria, pero no tiene que contratar a un nuevo empleado, con el correspondiente gasto salarial y coste de la seguridad social.
  • La telesecretaria no incurre en costes derivados del uso de instalaciones.
  • Con un servicio de telesecretaria la empresa invierte exactamente por el servicio contratado, de manera que no incurre en sobre costes con la contratación de personal que puede tener ciertos ‘tiempos muertos’ en su jornada debido a la falta de llamadas o falta de actividad por cualquier cuestión.