El nuevo año comienza y con él los típicos propósitos de Año Nuevo. Dentro de nuestra misión como secretarias virtuales, hemos establecido internamente una serie de propósitos para 2015, que tienen como prioridad aumentar la productividad en el trabajo que realizamos como asistentes virtuales. Con ello conseguiremos mejorar los resultados de nuestros clientes, y queremos compartir con vosotros las técnicas que nuestro equipo de secretarias virtuales ha implantado para ser más eficientes y aprovechar al máximo el tiempo.

• Para ser más productivos, una de las primeras cosas que hay que hacer es establecer objetivos. Esto sirve principalmente para organizar el trabajo. Puede ayudar escribir dichos objetivos en un papel y tenerlos siempre presentes. Nosotras, en nuestro trabajo como asistentes online, ya hemos determinado por ejemplo mejorar la velocidad de respuesta al coger el teléfono como uno de nuestros objetivos para este nuevo año. En el siguiente artículo explican más en profundidad y de forma útil cómo establecer objetivos para un negocio.
• Otra de las técnicas aplicables a la productividad en general es que hay que distinguir entre deseos y necesidades. Es importante establecer prioridades y descartar aquellos caprichos, o al menos dejarlos para después de haber conseguido lo importante. Una secretaria virtual debe ser capaz de distinguir las prioridades, aunque es una faceta perfectamente aplicable a cualquier puesto de trabajo, sea o no como asistente online.
• Usar un calendario es una de las técnicas más utilizadas para mejorar la organización. Una secretaria online siempre tiene delante un calendario para ver a simple vista lo que tiene que hacer a medio y largo plazo. Tener acceso de un vistazo a todo lo que hay pendiente en el mes ayuda a la organización de una asistente online en su trabajo. Esta técnica del calendario puede ayudarte a ser más productivo pues en todo momento tendrás claro qué tienes que hacer o cuáles son las fechas y plazos. En nuestro trabajo como asistentes virtual también recomendamos crear listas de tareas para tener más claras las prioridades y funciones a realizar.
• Mantén siempre tu puesto de trabajo limpio y ordenado. Saber dónde está todo en cualquier momento incrementa la eficiencia, pues no habrá que perder tiempo en buscar. Una secretaria virtual siempre debe tener el escritorio correctamente organizado para cumplir sus tareas adecuadamente. Al igual modo que ocurre con anteriores consejos, el contar con un entorno de trabajo ordenado no es únicamente recomendable para recepcionistas o secretarias, sino que cualquier trabajador que desempeñe sus funciones en oficina debe seguir este consejo. No es necesario ser un obseso de la limpieza, basta con tener todo ordenado y en buenas condiciones para ser más productivo en el trabajo.

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Y el último consejo que os daremos será la técnica más efectiva de todas. Mantener una actitud positiva y no derrumbarse fácilmente será la clave para lograr todo lo que te propongas. Mejorarás tu efectividad en el trabajo siempre y cuando tengas una actitud correcta.