Cómo hacer listas de tareas

Vamos a abordar de nuevo un tema que es vital para nuestro día a día como secretarias virtuales, y que es importante también para una gran mayoría de trabajadores. Estamos hablando de las listas de tareas o ‘to-do’, que ya hemos abordado en alguna ocasión y que tan importantes son para desempeñar correctamente nuestras tareas en el día a día. Una asistente online cambia de tarea cada pocos instantes, debido a que puede ser interrumpida en cualquier momento por una llamada de teléfono, a la que lógicamente tiene que contestar. Esto puede hacernos perder el hilo, de manera que es vital tener una lista de tareas a realizar para que no se nos olvide ninguna. En su día os propusimos diferentes formas o tipos de listas, aunque queremos profundizar algo más y explicar cómo las elaboramos más concretamente en Secre Online, puesto que creemos que pueden ser consejos a aprovechar, no sólo por nuestras recepcionistas online, sino por cualquier otro empleado que quiera ser más productivo y eficiente.

Consejos para hacer correctamente listas de tareas

La primera de las recomendaciones es que tengas dos listas de tareas: una de cosas a largo plazo y otras más inmediatas. Cuando una secretaria virtual tiene que realizar una determinada llamada es una acción a realizar en un corto espacio de tiempo, pero tan importante como recopilar todos los recados y realizar un resumen de las llamadas realizadas a cada cliente al final del día. Nosotros optamos por separarlas en listas distintas porque consideramos que es más motivador. Si una asistente virtual tiene en un día acciones a largo plazo y, a pesar de haber trabajado durante toda la jornada, percibe que no puede tachar ninguna, podría caer en la apatía. Podría tener la sensación de que no produce y, en consecuencia, el riesgo de desmotivación es mayor que el de una secretaria online que haya separado las tareas entre las cortoplacistas y las medioplacistas.

Lo ideal en este caso es que las tareas pequeñas que ayudan a cumplir un gran objetivo estén en un papel y las vayamos tachando. Cuando hayamos conseguido todas las acciones mínimas tacharemos con más convicción y orgullo la ‘gran función’ que había que realizar y que dependía del resto de acciones pequeñas.

[Tweet «Haz listas de tareas que puedas completar. Se ambicioso pero realista.»]

Haz listas de tareas que puedas completar. Hay que ser ambicioso, pero realista. Señala la prioridad de las mismas y, si es posible, márcate un tiempo objetivo para las mismas. Esta pequeña organización sobre cada lista ayuda a nuestras secretarias a no cometer errores y cumplir con todas las acciones que tienen que realizar.

Una última recomendación que aportamos a las asistentas virtuales es que establezcan incluso una tercera lista con acciones recurrentes que sí o sí tienen que realizar cada cierto tiempo.