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21 de marzo de 2017Muy pocas personas consiguen mantener un elevado nivel de productividad durante todo el día. ¿Cómo lo consiguen? Existen ciertas horas del día en las que estamos más activos y rendimos más. Por ello, es clave que sepamos detectar estas horas y aprovecharlas al máximo, tal y como hace una telesecretaria. Por otra parte, se necesita establecer una buena gestión del tiempo y de los proyectos o tareas. La idea es aprender a organizarse. A diferencia de lo que muchos pueden pensar, en esa organización debemos incluir tiempo para el descanso. Tomarse unos minutos de relax es fundamental y ayuda a que la mente esté mucho más activa durante el día. En relación a todo esto, existen varios puntos clave para conseguir ser productivo en el campo laboral. Nos vamos a fijar en la labor de una secretaria virtual, ya que es un gran modelo a seguir.
Cómo conseguir un alto nivel de productividad
- Planificación
La telesecretaria planifica antes de comenzar la semana o el día todas sus tareas. Calcula el tiempo aproximado que puede tardar con cada una de ellas. También les aporta un nivel de dificultad para saber qué tareas las debe realizar en las horas de mayor energía y activación. Pero la planificación no debe llevarnos mucho tiempo. De lo contrario, estaremos consiguiendo el efecto contrario al que buscamos.
- Priorización de tareas
La secretaria virtual es capaz de detectar qué tareas son más urgentes o importantes. En base a ello, realizar primero este tipo de tareas, dejando para más tarde los trabajos que corren menos prisa. Una de sus cualidades y que le ayuda en su productividad es que no empieza una nueva tarea hasta que no haya terminado la anterior.
- Cumple con los plazos
En este punto debemos regirnos por la siguiente norma: No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Debemos ser constantes y comprometidos con lo que hacemos. Son las claves de la telesecretaria para cumplir con los plazos establecidos por sus superiores o por ella misma en su organización.
- Evita distraerte
El nivel de productividad baja de ritmo conforme van pasando las horas debido a las distracciones. Cuando nuestra cabeza está saturada, es más fácil desviar la atención a cosas sin importancia. En estos casos es preferible tomarse un descanso para recargar energías. Otra alternativa eficaz es despejar el escritorio de trabajo de cualquier elemento que nos pueda distraer, como hace la telesecretaria.
- Apunta todo
Muchas veces perdemos tiempo en corroborar que una tarea ha sido realizada o en buscar la información que nos ayuda a realizar dicha tarea. Para que esto no ocurra es importante apuntar en una agenda todo lo que vamos haciendo y lo que nos queda pendiente por hacer. Asimismo, es aconsejable tener toda la información guardada en un mismo sito y clasificada.
