Telesecretaria: cómo actúa ante los clientes

A lo largo de la existencia de un negocio existen varios episodios en los que nos vemos con la soga en el cuello. La continuación de la actividad empresarial pende de un hilo y el aspecto que ha provocado esta situación es, por lo general, la mala gestión de la atención al cliente.

Un estudio realizado por la empresa Elogia revela que el 57% de los clientes está dispuesto a cambiar de empresa si no recibe la atención que desea o es tratado de malas formas. ¿Cómo podemos resolver esta situación? La manera más eficaz y económica es la contratación de una secretaria virtual.

La acción debe ser rápida, transparente y tener una consecuencia positiva. Tres requisitos que son fácilmente alcanzables con una telesecretaria con una larga experiencia a sus espaldas o con una capacidad innata de tratar a los clientes y resolver con amabilidad y resolución sus dudas o quejas.

Cómo desempeña una telesecretaria la atención al cliente

1. Se anticipa a los problemas que puedan surgir. La secretaria virtual analiza la situación de la empresa y del cliente para poder hacer un pronóstico de cuál puede ser la petición de éste último. Se prepara para cualquier situación que pueda surgir para ofrecer al cliente la mejor solución posible. De esta forma, tiene claro qué es lo que el cliente va a necesitar y cómo puede satisfacer sus necesidades.
2. La telesecretaria actúa de inmediato ante las llamadas, dudas, peticiones o quejas de los clientes. Tiene agilidad de reacción y respuesta porque se ha preparado su trabajo con anterioridad. No obstante, tiene capacidad para improvisar en caso de nuevos clientes o nuevas situaciones debido a que dedica tiempo a conocer los entresijos de la empresa y a explotar sus ventajas. Esta inmediatez es recompensada por los clientes, quienes sentirán que se trabaja por y para ellos.
3. La secretaria virtual desempeña su trabajo con honestidad. Se comunica con los clientes de forma amable pero a la vez es clara y transparente. No engaña a los clientes. Asimismo, la telesecretaria reconoce sus errores y los intenta arreglar lo más rápido posible.
4. En el caso de que la empresa haya cometido algún error, la secretaria virtual reconocerá el problema y propondrá una nueva solución que beneficie siempre al cliente. Incluso, al estar en contacto directo con sus superiores, siempre puede ofrecer nuevas salidas o vías que ella crea que son beneficiosas para ambas partes. La telesecretaria está en continuo contacto con los clientes y ya conoce sus necesidades.