Tanto una secretaria virtual, como cualquier trabajador, se dedique a lo que se dedique, hay veces que se tiene la sensación de que los días son demasiado cortos porque no conseguimos  llevar a cabo todas las tareas que teníamos pendientes. Hoy en día, en las empresas se adquiere una mayor responsabilidad debido que los trabajadores asumen varias actividades empresariales a la vez, haciendo que se les amontone una pila de papeles sin saber por dónde empezar. Por ello, es fundamental saber priorizar tareas para centrarse en las verdaderamente importantes y no pasar a la siguiente tarea hasta que no se haya terminado la anterior. En este sentido, las empresas gozarían de este requisito para conseguir mayor productividad si contase con una secretaria virtual, un experto en la priorización de tareas.

Una telesecretaria está formada en el desempeño de actividades administrativas de una empresa que abarca el conocimiento de saber cuáles son las tareas realmente importantes para una empresa y que deberían realizarse cuanto antes. En función de ello, la secretaria virtual organizará una agenda para los trabajadores que recoja cuáles son las tareas más prioritarias y para cuándo deberían estar finalizadas. La organización por parte de una telesecretaria nos aportará el objetivo que toda empresa busca: ser productivos.

Además, una secretaria virtual tiene que realizar una serie de tareas al día y para empresas distintas, por lo que la propia telesecretaria tiene que priorizar las tareas en su jornada.

Las preguntas que se hace una secretaría virtual para priorizar tareas

1. Una telesecretaria analiza cuáles son los beneficios que reporta cada tarea a la empresa como puede ser la obtención de nuevos clientes.
2. Una telesecretaria tiene en mente cuál es la fecha determinada en que esas tareas deben estar acabadas.
3. Una telesecretaria se pregunta qué pasará si una determinada tarea se queda sin realizarse, es decir, cuáles serían las consecuencias y en función de ello sabría si es importante o no esa tarea.
4. Una secretaria virtual se plantea cuál es el beneficio que obtendría el trabajador al finalizar la tarea en relación al rendimiento de la inversión en tiempo y esfuerzo para llevarla a cabo.
5. Una telesecretaria determina cuáles son los detalles que llevarán a la consecución de los objetivos de la empresa y cuáles son las tareas que ayudan a conseguirlos, para ir descartando las menos importantes.
6. Una secretaria virtual se pregunta si las tareas ayudan a conseguir los objetivos, no solo de la empresa, sino también del trabajador que llevará a cabo las mismas. Para ello, la telesecretaria definirá los objetivos y las acciones necesarias para conseguirlos.