Secretaria virtual: cómo estructurar un e-mail

Una de las tareas que realizan las secretarias virtuales es la de escribir e-mails. Una secretaria virtual tiene, como principal función, que atender a los clientes.  Y si, por ejemplo, llama alguien que quiere hablar con el empresario sobre un tema, la telesecretaria deberá escribir un e-mail detallando el motivo de la llamada, en qué se ha quedado con el cliente, la fecha y hora, etc.

Es muy importante que una secretaria virtual sea ordenada y sepa estructurar bien un e-mail para que la información quede clara y directa. De manera que el destinatario lo entienda sin necesidad de leerlo más de una vez. De igual manera, cuando una telesecretaria tiene que enviar un e-mail a un cliente para informarle de algo, debe tener un mensaje claro, conciso y estructurado para que el cliente no tenga que llamar a preguntar de qué se trata.

Secretaria virtual: consejos para estructurar un e-mail

Como el correo electrónico es uno de los principales canales que utiliza una secretaria virtual para comunicarse con clientes o con el empresario, os dejamos unos consejos para saber qué debe incluir la telesecretaria en el e-mail, cómo estructurar la información y cómo redactarlo para que se entienda a la primera leída.

• En primer lugar, siempre se debe especificar el remitente, para que no haya dudas de quién está escribiendo
• En segundo lugar, una secretaria virtual no debe olvidar el asunto del correo. El asunto debe tener un máximo de cinco palabras en las que quede muy claro el mensaje que va a continuación.
• La telesecretaria deberá empezar el correo dirigiéndose a la persona a la que va dirigido, e, inmediatamente explicar el motivo del correo. Si por ejemplo, la secretaria virtual hablado por teléfono con el destinatario y es para concretar algo, se puede empezar: “tal y como hemos hablado por teléfono…”. Si la telesecretaria va a dar una información sobre algo, podría empezar así: “le escribo este correo para informarle de que…”. Así, la secretaria virtual está dejando claro desde el primer momento el motivo del e-mail.
• A continuación, una secretaria virtual debe escribir la información principal utilizando una sintaxis sencilla: sujeto, verbo y predicado. Utilizando frases cortas, directas y en presente. Además, no es conveniente que la telesecretaria use un lenguaje enrevesado, mejor algo sobrio, pero coloquial.
• Una secretaria virtual en un e-mail debe dejar claro el motivo en todo momento. Y no dar información de más, que desvirtúe o no sea de interés principal. Para despedirse, lo mejor es dejar abierta la posibilidad de contactar con la telesecretaria si hubiera algún problema (no hay que cerrar esa posibilidad), y el clásico “un saludo”.
• Es muy recomendable que una secretaria virtual vuelva a leerse el e-mail en busca de posibles incorrecciones. A la vez que vaya destacando lo más importante añadiendo negritas y subrayados para que el destinatario pueda leer en una pasada lo más destacado.

Si quieres mejorar la atención al cliente que ofrecéis en tu empresa a través del e-mail, solo tienes que contratar los servicios de una secretaria virtual.