Contestar emails o correos: qué tono debe utilizar una secretaria

Es complicado adivinar con qué tono se quieren decir las cosas escritas. Si no se usa un lenguaje adecuado se puede malinterpretar el contenido de un correo electrónico. Para una secretaria virtual, saber redactar correctamente un email es vital puesto que tiene que escribir muchos al día. Atender al correo electrónico es una de las bases del trabajo de una asistente online. En el mundo de los negocios y la empresa, el email es una herramienta clave de atención al cliente. Es una vía de comunicación que cada vez se usa más y es importante que la secretaria virtual sepa cómo escribir correctamente un email.

Claves para escribir un email

A continuación os damos las claves que seguimos en nuestro trabajo como secretarias virtuales para conseguir un tono adecuado al escribir un correo electrónico.

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• Seleccionar bien las palabras para no dar lugar a confusiones o malentendidos. Es preferible que la asistente online use palabras sencillas, para que no sea complicado para el receptor entender el sentido del correo electrónico.
• Usar un lenguaje cercano es mejor que usar uno demasiado formal. Así se logra un doble propósito: aumentar la simpatía del cliente hacia la empresa y fomentar un trato más personalizado. Sin embargo, una secretaria virtual no debe confundir el lenguaje cercano con un lenguaje coloquial, puesto que eso menguará la confianza de los clientes. Esto se produciría debido a que la percepción de seriedad y profesionalidad que tengan los clientes de la empresa podría menguar.
• El tono debe cambiar en función de la situación. Hay emails que necesitan un lenguaje más formal, por lo que la asistente online siempre tiene que evaluar el propósito del correo electrónico en cuestión antes de redactarlo de una forma u otra.
• Personalizar siempre los mensajes de email. Aunque, en ocasiones, puede resultar de ayuda para las funciones de una asistente online, lo cierto es que usar un correo electrónico tipo, no es bien recibido por el consumidor. Es preferible que la secretaria virtual tome un poco de tiempo para redactar un email personalizado con el fin de mejorar la atención al cliente.
• Cuidar la puntuación para crear textos con cohesión y fáciles de leer. Es más adecuado que la asistente online use frases cortas que se entiendan bien. Si se usan frases muy largas, se corre el riesgo de perder el sentido de la oración.

Todos estos consejos servirán a la secretaria virtual para crear un tono adecuado en un email. Así se consigue hacer de la atención al cliente una forma de llegar al público incidiendo en fomentar las relaciones con la empresa. Contáctanos y benefíciate de todas las ventajas que ofrece una secretaria virtual.