Secretaria: cómo debe contestar a los correos

Contestar a los correos es una de las tareas que realiza cualquier secretaria virtual. Es una tarea diaria que conlleva tiempo. Motivo por el cual las empresas suelen delegar en profesionales como las secretarias.

Antes de analizar cómo contestar es importante tener en cuenta cómo gestionarlos. Es decir, cuando la secretaria por la mañana o en su horario de trabajo abre la bandeja de entrada ¿qué debe hacer?

Lo primero de todo es priorizar. Hay muchos correos que pueden no ser importantes o que al menos, no requieren de inmediatez. Para ello, debes hacer un barrido leyendo el asunto y el remitente. En función de ello puedes detectar cuáles son más importantes.

Para saber cuales son puedes utilizar la herramienta de para marcarlos como destacados. Así de un primer vistazo podrás responder en orden de prioridad. También sirve para casos en los que tengas que hacer alguna gestión importante o anotación. Podrás encontrarlo rápidamente.

Otra funcionalidad de la que puedes hacer uso son los marcadores. Son muy útiles para clasificar de manera automática los correos entrantes. Es una forma para identificar los importantes de los que pueden esperar.

Tips para contestar a los correos

Una vez detectados los correos más importantes, llega la hora de darles respuesta. Para empezar, debes escribir mensajes breves, concisos y claros. Es importante no extenderse, de hacerlo, en la mayoría de los casos se complica la respuesta y puede ser difícil entenderla. Por ello, contra más conciso y claro, mejor. Debe ir la información necesaria. Si requiere de una respuesta muy amplia, lo mejor es efectuar una llamada telefónica.

Es importante personalizar siempre las respuestas. Escribir el nombre del cliente es clave para que el cliente se sienta bien atendido. Al igual que es esencial despedirse educadamente, siempre con un saludo y dando pie a continuar la conversación, si fuese necesario.

La puntuación y el tono también se valoran. Tienen que ser respuestas con frases cortas, entendibles y fáciles de leer. Usa puntos y comas siempre que sea necesario para facilitar la lectura. Lo mismo con el tono, hay que saber a quién te estás dirigiendo y en función de ello, utilizar el tono más apropiado a la situación. Si es una queja, una sugerencia, si hablas con un jefe, con un cliente, etc.

En ocasiones es útil utilizar respuestas prediseñadas. Hay veces que los correos son prácticamente iguales. En esos casos, con el objetivo de facilitar el trabajo, se pueden emplear unas plantillas para dar respuesta. Siempre matizando la personalización como ya hemos mencionado.