La productividad es la premisa básica de cualquier trabajo. En un empleo como el de una secretaria virtual, como en otros de oficina muchas veces sentimos que necesitamos más tiempo de las 24 horas del día para hacer todo lo que teníamos planificado. Otras veces llegamos al final del día con todas las tareas hechas pero sin ser eficientes, ya sea por cansancio o por acumulación de trabajo. En secretaria virtual te aconsejamos para que tu productividad sea excelente y no te acuestes pensando que no has aprovechado el tiempo como se merece. Nuestro trabajo como asistente online también requiere ser productivos y obtener resultados con eficiencia. Por ello, desde nuestra experiencia te intentamos asesorar.

Podemos conseguir una mayor productividad con tan solo disponer de un Smartphone o Tablet. Existen múltiples aplicaciones que te ayudarán a mejorar la eficiencia a lo largo de la jornada, de las que te podrás aprovechar con sólo descargar. Pero también, como secretarias virtuales recomendamos para todo trabajo, especialmente el de oficina, tener una serie de hábitos y rutinas que te ayudarán a estar más centrado/a y, por tanto, ser más productivo/a y eficiente.

Hábitos para aumentar la productividad en el trabajo

1. Mantener siempre ordenada el área de trabajo y organizar las tareas que tenemos pendientes: para trabajar como secretaria virtual es vital tener siempre todo ordenado y papel a mano para priorizar tareas y no perder ningún recado.
2. Asignar orden de importancia a cada cometido. En cualquier trabajo se acumulan tareas, y no es momento de agobiarse, sino de poner prioridades para poder ser eficiente. Como secretaria online se acumulan muchas llamadas, e-mails, recados que dar…, pero priorizando y estableciendo un orden, se puede llegar a todo.
3. No dejar tareas sin finalizar antes de comenzar con la siguiente. El agobio es el peor enemigo de la productividad. Una secretaria virtual que tenga muchos clientes puede sentirse agobiada, pero debe organizarse para ser eficiente y productiva.
4. Realizar descansos. Nuestro cerebro necesita desconectar para volver a la carga con más fuerza. En caso de una secretaria virtual u otro trabajo que requiera, además, hablar mucho, también es necesario descansar la voz, y beber agua o un café caliente cuando sea necesario.
5. Realizar las tareas más complejas en los momentos que estemos más activos y con energía. No se puede dejar lo más complicado al final del día, eso debe ser lo primero que hagamos.

Aplicaciones que ayudan a mejorar la productividad

A día de hoy, cualquier persona lleva a mano un dispositivo móvil o una tablet. Podemos provechar esta tecnología para muchas de las tareas que hacemos cada día y pueden hacernos mejorar la eficiencia y la productividad en el trabajo, ahorrando tiempo y dinero. Desde secretaria virtual os recomendamos algunas de ellas:

Business Calendar para organizar nuestras tareas con múltiples representaciones. Ya sea un directivo, un ejecutivo o una secretaria online, llevar una agenda así facilita el día a día.

CamScanner para  escanear, almacenar o sincronizar multitud de contenidos. Todo ello con la cámara del móvil.

Evernote escribe notas de todo tipo, que te ayudarán a priorizar las tareas y saber cuáles hay que hacer en un día.

OfficeSuite 7  para ver, crear y editar documentos de Microsoft Office y archivos PDF.