Cómo lograr reuniones virtuales efectivas

Aunque las reuniones virtuales se realizaban antes de la pandemia, con la crisis se incrementaron. Y desde entonces, se siguen implementando en las empresas. Sobre todo en aquellas en las que permanece el teletrabajo. Son un tipo de reuniones que facilitan la comunicación y no requieren de traslados, que en muchas ocasiones suponen una pérdida elevada de tiempo. 

A pesar de que muchos ya están familiarizados con la digitalización, muchas empresas aún cometen errores de ‘novatos’. Por ello y, con el objetivo de que tu empresa mejore este tipo de reuniones vamos a dar unos tips.

Tips mejorar las reuniones virtuales

El principal error y básico de las reuniones virtuales tienen que ver con los elementos. En primer lugar, la cámara y, en segundo lugar, la conectividad. 

Es importante probar la cámara con anterioridad y ver que enfoca a la persona. Además, al empezar la reunión hay que aceptar que funcione la cámara. El resto de los participantes pueden pensar que algo se esconde para no encender la cámara y no queda bien. Por tanto, siempre hay que asegurarse de que la cámara funciona, está encendida y enfocada correctamente. 

Lo mismo sucede con el micrófono. Es una de las herramientas fundamentales para poder establecer una conversación. Comprueba que funciona y que el sonido es bueno (sin eco, sin distancia, etc.). En cuanto a la conexión, intenta situarte en sitios donde el wifi sea bueno con el fin de que todo el mundo te escuche, sin cortes. 

Planificación. Como en todas las reuniones hay que planificar cómo se va a desarrollar. Es decir, los temas que se van a tratar, el orden, las herramientas que se van a utilizar como por ejemplo presentaciones, etc. 

Cuidar la presentación personal, es decir, aunque se trate de una reunión virtual hay que dar buena imagen. La estética es importante. No se puede acudir a una reunión de este tipo en pijama o despeinado. En esta misma línea es importante cuidar el fondo. Quiere decir esto que no puedes estar en el sofá tirado o en la cama, que se vea la televisión encendida, entre otros. Tienes que buscar un sitio acorde, un escritorio, la mesa de cualquier estancia, etc. Garantiza que exista una buena iluminación y que el sonido sea bueno. 

Otro aspecto que hay que cuidar es la puntualidad. Para ello, debes preparar el ordenador y conectarte anticipadamente. No esperes a conectarte a la hora justa de la reunión. Así te garantizas que ante cualquier problema tengas tiempo para solventarlo y no empezar tarde la reunión. Hay que ajustarse en la medida de lo posible a los tiempos establecidos. Tanto para empezar como para terminar. 

También hay que cuidar los archivos y todo lo que el resto de las personas puedan ver. Por ejemplo, es común compartir la pantalla y ser más visual a la hora de tratar algún tema. Debes asegurarte de que tu escritorio está limpio. No tener páginas abiertas, notas, tener una imagen inapropiada, etc.