Aspectos que evaluar para elegir una secretaria virtual

Si has decidido dar el paso y contratar una secretaria virtual, ahora toca dar el siguiente paso. Elegir a la secretaria adecuada. Al ser un profesional nuevo puede que no sepas bien qué evaluar a la hora de la elección, más allá de su formación o conocimientos.

Por ello, en este post vamos a mostrarte qué aspectos consideramos que debes tener en cuenta para hacer la mejor elección. Tratamos de que realmente la persona contratada cumpla con los requisitos y ayude a la empresa a cumplir sus objetivos.

Estos son los aspectos que evaluar

En primer lugar y como es evidente a la hora de elegir qué secretaria virtual contratar es importante conocer la formación y conocimientos que tiene. A partir de ahí es importante:

• Disponibilidad. Una secretaria de estas características trabaja por horas. Por ello, hay que tener claro qué horario de atención al cliente necesita la empresa en cuestión para saber si es acorde con la secretaria. Es primordial saber que horario dispone la secretaria para ver si cuadra con las necesidades de la empresa.

• Destreza para la atención telefónica. Sin duda, la principal tarea de una secretaria virtual, independientemente del tipo de negocio es la atención telefónica. La secretaria debe tener dotes comunicativas. Hay que evaluar cómo se dirige a los demás. Su amabilidad, empatía, etc. Para ello, se pueden realizar pruebas en las entrevistas y fijarse en cómo se comunica durante toda la entrevista.

• Gestión y redacción. Entre las funciones de esta profesión se encuentra la gestión de agenda y redacción de correos electrónicos. Ver si sabe utilizar este tipo de herramientas y las habilidades que tiene para ello es importante. Por ejemplo, la rapidez de respuesta, de resolución de problemas, así como la forma de redactar los correos.

• Capacidad organizativa. El trabajo de una secretaria requiere de mucha organización. Generalmente se contrata una secretaria virtual con el objetivo de que realice diversas tareas. Ha de ser capaz de organizar todo su trabajo en función de las horas. Algunas de ellas son planificar la agenda, responder correos, atender llamadas, crear documentos, es decir, lo que se conoce como una profesional multitarea. Para una buena organización debe ser una persona que sepa priorizar y solicitar ayuda cuando sea necesario.

Estos son los aspectos más importantes. No obstante, dependiendo del tipo de empresa pueden ser necesarios otros requisitos como la proactividad, el manejo de idiomas, etc.

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