La principal función de una telesecretaria es el servicio de atención al cliente. Es el trabajador que se encarga de estar en contacto con los clientes de una empresa para atender sus dudas, peticiones y quejas a la vez que le aporta información novedosa sobre la compañía. Una de las vías que utiliza la secretaria virtual para atender a los clientes es el teléfono. Su voz es la herramienta más valiosa de la secretaria online ya que en función del tono y el ritmo se consigue conectar con el cliente de una forma más o menos eficaz.

La telesecretaria utiliza un diferente tono en función de la empresa para la que trabaje. Si trabaja para una empresa de organización de eventos, su tono será más alegre, jovial y potente. Por el contrario, aportará seriedad a través de su voz cuando hable con los clientes de una compañía médica. Este es el verdadero valor de la secretaria virtual, ser capaz de comprender en qué ámbito se mueve cada empresa y adaptar su servicio a las condiciones y necesidades de cada una de ellas.

Diferentes tonos de voz de la secretaria online

• Tono cálido. Es aquel que muestra una amabilidad pronunciada y empatía. Se consigue generando una sonrisa en la boca a la vez que se habla. La telesecretaria utiliza el tono cálido para reflejar una actitud positiva, de predisposición a la ayuda y para transmitir una imagen agradable sobre la empresa tanto al inicio como al final de la conversación.
• Tono tranquilo. Es una actitud más pausada para reflejar una actitud de control de la situación y de seguridad. La secretaria virtual tiende a utilizarlo cuando los clientes quieren poner una quema o reclamación para transmitirles tranquilidad y que enseguida se buscará una solución a sus problemas.
• Tono persuasivo. Es un tono entusiasta y convincente para hacer ver al cliente de que hay un convencimiento propio en todo lo que se dice. También se utiliza para establecer un compromiso con el interlocutor.
• Tono sugestivo. La secretaria online lo utiliza para aportar una sugerencia o consejo a los clientes. Se resaltan las ventajas de las propuestas, ideas o servicios de la empresa. Además, genera una mayor cercanía con el interlocutor.
• Tono de seguridad. Es directo y serio para reflejar una actitud de profesionalidad. Es habitual para la obtención de datos o información valiosa.