Telesecretaria: preguntas y respuestas frecuentes

A continuación resolvemos las preguntas más frecuentes que suelen surgir a la hora de contratar a una secretaria virtual, o sobre el trabajo que desempeña la telesecretaria, sus funciones, etc.

¿Para qué sirve una secretaria virtual?

Una telesecretaria es una de las nuevas figuras empresariales que ha surgido con el nacimiento de Internet. Su servicio de centra en la gestión de las labores administrativas de una empresa y en la atención al cliente. Las labores de una secretaria virtual permiten reducir la carga de trabajo del resto de empleados, lograr la eficiencia en el desempeño de tareas y llevar al día las cuentas o documentos de la empresa. Estas tres ventajas son las que propician el aumento de la productividad.

¿Cuánto cuesta una telesecretaria?

La contratación de una telesecretaria genera menos costes y más ahorro para las empresas. La telesecretaria realiza su trabajo desde su propia casa gracias al uso de las nuevas tecnologías. Este hecho permite ahorrar gastos en la ocupación de un nuevo espacio físico en la oficina. La secretaria virtual no consumirá luz ni electricidad a cargo de la empresa al igual que ocurre con la red WiFi. No necesita un ordenador o teléfono móvil de empresa ni genera gastos en el desplazamiento hasta la oficina.

Una telesecretaria, ¿sólo recoge llamadas?

Una de las principales funciones de una secretaria virtual es la atención al cliente. Eso conlleva recibir y contestar las llamadas o correos que llegan a la empresa para ofrecer la información que buscan los clientes. Su labor es informar sobre los productos o servicios ofrecidos, de las promociones o novedades, atender las quejas o peticiones de una forma pausada y eficaz, etc. Pero ésta no es la única labor de una telesecretaria. Su servicio abarca la gestión de las labores administrativas. Una secreta online ordena y mantiene actualizados los documentos o archivos de la empresa, organiza reuniones y la agenda de los empleados, prioriza las tareas más importantes para la empresa, se encarga de llevar las cuentas económicas, ofrece ideas innovadoras, redacta correos, analiza la situación de la empresa y está al tanto de los materiales que son necesarios para la actividad empresarial.

¿Qué tipo de empresas necesitan una secretaria virtual?

El servicio de una telesecretaria es fundamental para aquellas empresas cuya actividad se nutre de las relaciones con los clientes. Una secretaria online se encargará de resolver las dudas y de informar sobre los servicios o productos. Esto lo hará de una forma eficaz, sabiendo qué responder en cada momento y tomando la actitud que se exige en cada una de las situaciones. Con la contratación de una secretaria virtual, la empresa ganará clientes potenciales. La presencia de una telesecretaria es necesaria en las empresas en las que se realizan de forma habitual reuniones o eventos. La secretaria virtual se encargará de fijar el día y el lugar de los mismos, enviará la invitación o información del encuentro a los participantes o asistentes, se asegurará que están disponibles los materiales necesarios y será la encargada de que la reunión o evento transcurra como se había planeado. Las pequeñas empresas que comienza a experimentar un crecimiento y sus actividades se duplican requieren la contratación de una telesecretaria para cubrir las tareas más burocráticas. Lo mismo ocurre con las empresas que disponen de clientes extranjeros ya que el servicio de una secretaria online está en funcionamiento durante las 24 horas del día. Una secretaria virtual también es útil para los autónomos, que realizan labores para diferentes empresas, sobre todo cuando están de vacaciones. La telesecretaria se encargará de organizarle el trabajo, priorizar las tareas, de atender sus llamadas laborales, etc.

¿Es necesario dar de alta en la Seguridad Social a una secretaria online?

No. Una telesecretaria no requiere inscribirla en la Seguridad Social ya que no se está contratando a un nuevo empleado, únicamente se está pagando por unos servicios concretos. Esta situación permite ahorrar los costes derivados del alta en la Seguridad Social.

¿Cómo coge los recados una telesecretaria?

La secretaria online atiende los recados en el menor tiempo posible. Si se acumula el trabajo, determina la prioridad de cada uno de ellos. No comienza una tarea sin haber terminado la anterior. Cuando una telesecretaria atiende un recado, adopta la postura necesaria que requiere cada uno de ellos. Si se trata de una llamada o correo de un cliente, la secretaria virtual emplea las palabras adecuadas para evitar malentendidos, utiliza un lenguaje cercano, muestra simpatía y seguridad y hace que el cliente se sienta importante para la empresa. Respecto a los recados administrativos, la secretaria online realiza sus labores siempre con la mente puesta en qué es mejor para la empresa y cómo es la agenda de los empleados y/o directivos. Cuando organiza una reunión, se fija cuándo es el momento en que los trabajadores rinden más o qué hora es la más adecuada para que no coincida con otras obligaciones.

¿Qué tipo de persona debe ser una secretaria virtual?

• Una telesecretaria debe tener un buen manejo en el uso de las nuevas tecnologías, ya que su trabajo se basa principalmente en ello.
• Una secretaria online debe tener una gran capacidad de comunicación debido a su continuo contacto con los clientes. Asimismo, la telesecretaria debe tener don de gentes.
• Una secretaria virtual debe poseer una gran capacidad de organización, priorización de tareas y saber gestionar bien el tiempo.
• Una telesecretaria debe tener capacidad de razonamientos para resolver los posibles problemas que surjan en la empresa u ofrecer ideas innovadoras que puedan dar sus frutos.
• Una secretaria online debe ser calmada para afrontar las situaciones de mayor tensión a la vez que resolutiva para ofrecer la solución más conforme a la petición del cliente.
• Una secretaria virtual debe mostrar seguridad tanto en lo que hace como en lo que dice.
• Un telesecretaria debe ser una persona que sepa escuchar a la vez que razona lo que va a decir a continuación.
• Una secretaria virtual debe ser humilde y honrada con el cliente para demostrar igualdad y estrechar los lazos de unión.

¿En qué horario puede atender una secretaria virtual?

Las labores de una telesecretaria están al servicio de la empresa o de los clientes durante las 24 horas del día. Independientemente de la hora en que entre una llamada o correo, la secretaria online atenderá la petición. Es una gran ventaja para aquellas empresas que están internacionalizadas y cuentan con clientes extranjeros.

¿Una secretaria virtual tiene un precio fijo o se puede adaptar en función de las necesidades de la empresa?

Una telesecretaria no requiere de un precio fijo al mes. Su salario se determina en función de las labores que realiza para cada empresa. Esto significa que la secretaria virtual únicamente desempeñará las tareas que le sean encomendadas por las empresas y cobrará por cada una de las labores llevadas a cabo.

¿Dónde trabaja la telesecretaria?

La secretaria virtual realiza su trabajo desde casa. No está presente en la oficina con el resto de trabajadores. A través de un ordenador, una conexión a Internet y un teléfono móvil, la telesecretaria desempeña sus labores sin necesidad de desplazarse.

¿Qué herramientas o aparato hay que facilitar a una secretaria online?

Las herramientas o aparatos con los que trabaja una telesecretaria corren a cuenta suya. Es decir, la empresa no tiene que facilitarle ningún tipo de material para que la secretaria virtual pueda desempeñar su labor.