Secretaria virtual: herramientas y aplicaciones que ayudan en una empresa

Las empresas están aprovechando la usabilidad de las nuevas tecnologías para ahorrar en tiempo y dinero. También para ser más eficientes y productivos en el trabajo. Con la figura de una secretaria virtual se puede conseguir ambos objetivos. Ya que su función principal es ayudar en las tareas laborales de una empresa de la forma más eficaz y productiva posible. Existen una gran variedad de herramientas y aplicaciones al alcance de las empresas para hacer más fácil las tareas en una empresa. Los emprendedores deben aprovecharse de estos nuevos servicios y herramientas para desarrollar y que además pueden ser usadas por una telesecretaria al servicio de la empresa.

Aplicaciones o servicios que mejorarán la calidad de trabajo de una empresa

Estos algunos servicios, herramientas o aplicaciones que antes no existían y que hoy día pueden ayudar al funcionamiento de una empresa.

1. La presencia de una secretaria virtual en una empresa ayuda a reducir la carga de trabajo de los empleados y a llevar todas las cuentas y tareas de la empresa al día. El servicio de una telesecretaria aporta calidad a las labores de la empresa por un módico precio ya que no es necesario darle de alta en la seguridad social.
2. Dropbox: Es un sistema de almacenamiento de documentos en la nube a los que se puede acudir desde cualquier lugar con tan solo disponer de un dispositivo electrónico. Una empresa puede utilizar Dropbox para compartir archivos entre sus trabajadores, entre los que se encontraría una secretaria virtual quien podría ser la encargada de vigilar qué documentos se han compartido y cuáles no.
3. TickTick: Es una aplicación que permite realizar una lista de tareas, labor de una telesecretaria, y subirla a la nube para que todos los empleados de una empresa estén al tanto de cuáles son las tareas que tienen pendientes.
4. Do: Aplicación que asegura que las tareas laborales se hacen a tiempo ya que avisa a los trabajadores de cuáles son la labores que deben dejar hechas en el día. Permite la sincronización de las tareas con hora y fecha, que podrán estar organizadas por una secretaria virtual.
5. Evernote: Permite grabar notas de voz, tomar fotografías, organizar tareas y compartir archivos. Una aplicación que ayudará en la rapidez del trabajo si un compañero se encuentra fuera de la oficina y necesita que la información llegue rápidamente a la empresa para ser analizada por una telesecretaria.

Aplicaciones más eficaces para ganar en productividad con una secretaria virtual

La nueva modalidad surgida en el ámbito empresarial es la del teletrabajo. Las nuevas tecnologías han cambiado la forma de trabajar gracias a la reducción de las distancias entre personas y a la posibilidad de establecer una comunicación en tiempo real desde dos o más puntos alejados entre sí. Este hecho ha dado lugar a que el domicilio de los empleados se convierta en su nuevo  lugar de trabajo.

Pero, ¿cómo conseguir productividad desde casa? Un ejemplo lo tenemos en los servicios de telesecretaria. Lo primero es mantener la profesionalidad y centrarse en las tareas diarias. El siguiente paso es tener a nuestra disposición una serie de herramientas y servicios –como el de secretaria virtual- . Ayudan a optimizar la gestión del tiempo, favoreciendo la eficiencia en el trabajo.

Algunas de las aplicaciones que facilitan el teletrabajo también lo hacen cuando se trata de presencial. Por ello, algunas aplicaciones también han sido nombradas en el punto anterior.

1. Dropbox: se trata de un sistema de almacenamiento de información en Internet. Con Dropbox todos los empleados pueden acceder a los archivos de la empresa desde su propia casa. La telesecretaria también puede subir sus tareas al sistema una vez finalizados. Pero lo más importante es que estará alerta de que todas las labores queden echas y subidas antes de que termine la jornada laboral.
2. Google Docs: permite la creación, edición y modificación de documentos en Internet de forma grupal. A través de una plataforma, los trabajadores, entre ellos la telesecretaria, pueden acceder a los documentos para su visualización desde cualquier lugar.
3. Hangout o Skype: herramientas de comunicación que permiten la interacción con los compañeros de trabajo mediante audio o vídeo. Si necesitas información urgente de algún aspecto relevante o mantener reuniones, estas aplicaciones te permiten llevar a cabo estas acciones desde tu casa. Es uno de los servicios más utilizados por una secretaria virtual.
4. Gestor de tareas: aplicaciones digitales que funcionan como una agenda. En ellas podemos apuntar las tareas de cada día y organizarlas en función de su prioridad, además de acceder a ellas a través de la nube. La organización del trabajo es una de las funciones de una secretaria virtual. Dos ejemplos son Evernote y Remember the Milk.
5. Basecamp: sirve para gestionar y coordinar proyectos de forma conjunta, mantener una conversación y llevar un control del tiempo dedicada al proyecto. Todo ello sin necesidad de estar físicamente juntos. Forman parte de las gestiones administrativas que lleva a cabo una telesecretaria.

Con una de nuestras secretarias virtuales te garantizamos que la calidad de tu empresa mejore. Contamos con las herramientas necesarias y eficaces.

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