Secretaria virtual y otros servicios y herramientas para el teletrabajo

La nueva modalidad surgida en el ámbito empresarial es la del teletrabajo. Las nuevas tecnologías han cambiado la forma de trabajar gracias a la reducción de las distancias entre personas y a la posibilidad de establecer una comunicación en tiempo real desde dos o más puntos alejados entre sí. Este hecho ha dado lugar a que el domicilio de los empleados se convierta en su nuevo  lugar de trabajo.

Pero, ¿cómo conseguir productividad desde casa? Un ejemplo lo tenemos en los servicios de telesecretaria. Lo primero es mantener la profesionalidad y centrarse en las tareas diarias. El siguiente paso es tener a nuestra disposición una serie de herramientas y servicios –como el de secretaria virtual- que ayudan a optimizar la gestión del tiempo, favoreciendo la eficiencia en el trabajo.

Herramientas más eficaces para ganar en productividad con el teletrabajo

1. Dropbox: se trata de un sistema de almacenamiento de información en Internet. Con Dropbox todos los empleados pueden acceder a los archivos de la empresa desde su propia casa. La telesecretaria también puede subir sus tareas al sistema una vez finalizados, pero lo más importante es que estará alerta de que todas las labores queden echas y subidas antes de que termine la jornada laboral.
2. Google Docs: permite la creación, edición y modificación de documentos en Internet de forma grupal. A través de una plataforma, los trabajadores, entre ellos la telesecretaria, pueden acceder a los documentos para su visualización desde cualquier lugar.
3. Hangout o Skype: herramientas de comunicación que permiten la interacción con los compañeros de trabajo mediante audio o vídeo. Si necesitas información urgente de algún aspecto relevante o mantener reuniones, estas aplicaciones te permiten llevar a cabo estas acciones desde tu casa. Es uno de los servicios más utilizados por una secretaria virtual.
4. Gestor de tareas: aplicaciones digitales que funcionan como una agenda. En ellas podemos apuntar las tareas de cada día y organizarlas en función de su prioridad, además de acceder a ellas a través de la nube. La organización del trabajo es una de las funciones de una secretaria virtual. Dos ejemplos son Evernote y Remember the Milk.
5. Basecamp: sirve para gestionar y coordinar proyectos de forma conjunta, mantener una conversación y llevar un control del tiempo dedicada al proyecto. Todo ello sin necesidad de estar físicamente juntos. Forman parte de las gestiones administrativas que lleva a cabo una telesecretaria.