Secretaria virtual: la ayuda en la gestión para pymes

Las labores administrativas hacen perder tiempo a las empresas cuando son realizadas por sus propios trabajadores. Así lo confirma un informe de Nuance Communications realizado en varios países europeos. La productividad de las empresas, sobre todo de las pymes, está limitada se ve limitada en las labores de gestión y creación de documentos.

Las tareas que más tiempo consumen a los trabajadores son la elaboración de informes, contratos, peticiones de financiación, expedientes de licitación y materiales de marketing. Tareas en las que está especializada una secretaria virtual. Cuando trabaja para una empresa, su papel es la gestión del departamento administrativo.

De esta forma, la empresa ahorra en tiempo y dinero a la vez que consigue mayor productividad de la mano de una telesecretaria. En el momento en que la secretaria virtual forma parte de la empresa, los empleados de la misma dispondrán de más tiempo para dedicarse a tareas más importantes y urgentes.

Medidas más eficientes para aumentar la productividad

• La mejora de productividad en las labores administrativas se consigue empleando soluciones tecnológicas. Sin embargo, la mayoría de pymes no disponen de tiempo para revisar el funcionamiento de los software. Una telesecretaria sabe manejar los programas tecnológicos de gestión administrativa y dispone de tiempo para su análisis.
• El estudio revela que el 38% de las pymes dedican una media de dos horas a la realización de documentos, el 25% de ellas llega a las cuatro horas de media y el 19% a seis horas. Demasiado tiempo que se pierde para dedicarlo a tareas más importantes. Por ello, una solución eficaz para aumentar la productividad es la figura de una telesecretaria, especializada en este tipo de tareas.
• El 29% de las pymes gastan más de necesario a la hora de buscar soluciones debido a que se unen a las medidas de las empresas que ya conocen. No se paran a evaluar soluciones más competitivas como es la diferenciación con el trabajo de una secretaria virtual.
• La implantación de un software potente con un modelo de licencias sencillo, ayuda a ahorrar costes y a aumentar la productividad. Unos sistemas que puede implantar y manejar una telesecretaria.
• Reducir los procesos de creación y gestión de documentos basados en el uso del papel. Las nuevas tecnologías ayudarán a la productividad de la empresa y a su rentabilidad a largo plazo. Con una secretaria virtual estos resultados se pueden adelantar.