De nada sirve trabajar durante largas jornadas si después no somos  productivos. Tirarnos horas y horas delante de un ordenador o de papeles con la mente en otra parte no mejorará la productividad. Esta desincronización entre el tiempo trabajado y la productividad ha sido el punto tratado por la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (Arhoe) con el fin de concienciar que muchas horas de trabajo no es sinónimo de productividad. Para ello, la Arhoe ha publicado un decálogo de buenas prácticas para empresarios y trabajadores –donde se incluye la secretaria virtual-.

Telesecretaria: cómo ser productiva

• Cambiar la mentalidad de que un trabajador no es más productivo por trabajar más. La solución es planificar cuándo tienen que estar hechas cada una de la labores para que el trabajador pueda organizarse el trabajo, una tarea que puede desempeñar una telesecretaria.
• La productividad va ligada a la motivación e implicación del trabajador en sus tareas laborales. Una secretaria virtual es eficaz y entusiasta porque disfruta con lo que hace.
• Las tareas repetitivas, la falta de inspiración y creatividad y el estrés son los peores enemigos de la productividad. La telesecretaria puede proponer ideas innovadoras a la empresa debido a la información que adquiere de todas sus tareas.
• La racionalización horaria es sinónimo de productividad ya que las primeras horas de trabajo son las más efectivas. En el caso de una secretaria virtual es ella misma la que tiene la capacidad de organizarse las tareas más laboriosas a primera hora de la mañana.
• Los directivos deben fomentar el trabajo en equipo y la motivación. Por ello, una telesecretaria es productiva debido a que sabe trabajar junto a otros compañeros realizando las tareas administrativas teniendo en mente la disponibilidad y trabajo del resto del equipo.
• Gestionar el tiempo es una estrategia que ayuda a ahorrar recursos y ganar dinero. Exactamente en lo que está capacitada toda secretaria virtual, ya que es su trabajo diario.
• Los descansos durante el trabajo ayudan a despejar la mente y volver a las tareas encomendadas con las pilas recargadas. Una telesecretaria es productiva porque sabe cómo dividirse los tiempos para encontrar minutos de descanso.
• Las reuniones de trabajo son necesarias pero deben ser las justas. La secretaria virtual es la que se encarga de establecer la agenda de los trabajadores de una empresa con el conocimiento de cuáles son las horas más productivas para fijar las reuniones.
• Evitar las distracciones es otra premisa para ser productivos. Una telesecretaria no dedica tiempo a las distracciones ya que su trabajo se tiene que quedar hecho en el día y sabe cómo gestionar el tiempo.
• La responsabilidad es de todos, incluso de la secretaria virtual que se compromete con su empresa.