Uno de los problemas que más podemos encontrar en numerosas empresas es la falta de reuniones eficaces. Mucha gente considera que son una pérdida de tiempo e improductivas. Esto que provoca que los empleados salgan con la sensación de haber perdido el tiempo.

Las reuniones son imprescindibles en las empresas. Es una herramienta de comunicación y organización extraordinaria. Pero hay que saber utilizarlas bien, ya que una reunión mal planteada puede producir un efecto negativo en nuestro equipo. Una reunión eficaz es aquella en la que salimos con las ideas claras, la que cumple con los objetivos que nos habíamos propuesto. Es importante seguir una serie de pasos para que las reuniones sean lo más productivas posible.

Pasos para una buena reunión

• Definir una lista de acciones y un calendario de ejecución. Si te encuentras muy liado o no sabes muy bien cómo realizarlo, siempre puedes dejar esta tarea a una secretaria virtual. Ella se encargará de tener listo este trabajo sin que tengas que reorganizar tu agenda.
• Fijar el objetivo de la reunión. Es un requisito obligatorio y en muchos lugares lo pasan por alto. Es importante fijar correctamente el objetivo, de forma específica y no generalizar. Esto hará que, una vez finalizada la reunión, veamos si hemos alcanzado el objetivo o no
• Organizar la reunión. Es importante utilizar el campo del asunto del mail para poner de forma muy clara el asunto Reunión y a continuación el tema de la reunión. Si te encuentras sobrecargado de trabajo, una buena opción es contratar a una telesecretaria. Puede ayudarte a reunir a todas las personas, ya sea por mail o mediante llamada. Organizar la reunión adecuadamente. Hay veces que es necesario delegar en los demás.
• Una vez comience la reunión debes dejar bien claro cuál es el objetivo de la reunión y cuáles serán los objetivos semanales para llegar al objetivo final.

Objetivo de la reunión

Tener un objetivo dentro de la reunión tiene un montón de beneficios.

• Puede utilizarse para redirigir la discusión
• Todos los asistentes que vayan a la reunión tendrán claro cuál es su papel o función.
• También tendrán más información sobre cómo es el desarrollo de la reunión.
• Al final puedes sabes si habéis llegado al objetivo o no.