Regla del toque para aumentar productividad en secretarías

En secreonline hemos decidido utilizar la regla del toque para aumentar la productividad, dentro de las acciones que realizamos como secretarias virtuales. Queremos compartir con vosotros en qué consiste esta regla del toque, que ha sido presentada por la consultora Ann Gomez, y que nos ayuda a mejorar la organización de nuestra jornada laboral, y a realizar nuestras tareas con mayores índices de productividad y eficiencia.

¿Qué es la regla del toque?

La Regla del Toque consiste en no tocar nada más hasta que no se haya terminado una tarea que se está ejecutando. Nuestras secretarias no van a comenzar una labor hasta que no se haya finalizado la que se estaba ejecutando. El objetivo final es que no haya ninguna tarea a ‘medio hacer’. ¿Por qué? Aquí tienes las principales razones por las que en tu organización también deberías apostar por la regla del toque:

• Desorganización. Finalizar las tareas te ayudará a eliminar papeles de la mesa o miles de ventanas abiertas en tu ordenador que te impedirán actuar con eficiencia ante una necesidad. Por ejemplo: buscar un determinado dato, referencia o cita que se necesite.

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• Mala imagen de cara al cliente. Esta tardanza en responder a cuestiones, debido a la mencionada desorganización, aporta una mala imagen a la relación tu cliente.
• Falta de atención. El hecho de realizar varias acciones a la vez genera que te cueste elaborar algunas de ellas al 100%. El refrán “quien mucho abarca poco aprieta” es perfecto para explicar este punto.
• Estrés. Todas las situaciones descritas generan estrés. Incomodidad en el trabajo, desmotivación y sensación de que no estás haciendo las cosas con calidad, lo que redunda negativamente en tu rendimiento.

Situaciones, todas ellas, que se deben evitar, no sólo en el servicio de secretaria virtual, sino también en cualquier otro ámbito de negocio. Lógicamente, si una recepcionista recibe una llamada, deberá coger el teléfono. Verá cortada la tarea, aunque es debido a una interrupción del trabajo generada por una tarea prioritaria, de corta duración y, en teoría, de fácil ejecución. Esto significa que podremos terminar la tarea que ha sido interrumpida sin mayores consecuencias. Bien es cierto que en el mundo de las secretarias llevar a cabo la regla del toque es difícil, puesto que una de nuestras funciones es ‘ser cortadas’ con llamadas y envíos de notas y recados para nuestros clientes. Esto refuerza vuestras opciones de acoger en vuestra oficina la regla del toque, puesto que si nosotras podamos hacerlo, personas de otros ámbitos laborales también deberían.

¿Por qué una secretaria ayuda a cumplir la regla del toque?

Si analizamos un poco más la labor que realizamos desde secreonline, nos daremos cuenta que, en realidad, una de nuestras funciones principales es conseguir que tú puedas cumplir a rajatabla de la regla del toque. Una secretaria puede ayudar a que:

• No se te interrumpa cuando estás realizando una determinada tarea.
• Un cliente pueda agobiarte o causarte estrés con una serie de llamadas intrascendentes.
• Modifiquen tu agenda con largas llamadas, que te imposibiliten llevar a cabo los objetivos que te habías planteado para una determinada jornada laboral. Lo que a su vez te puede causar estrés.