Cómo transmite confianza una secretaría virtual en una conversación

Tener habilidades comunicativas es algo que debe exigirse a secretarías y a cualquier otra profesión. Nos encontramos en un mundo tremendamente competitivo, de manera que en negociaciones comerciales, búsqueda de partners, atención al cliente, etc., el saber generar empatía y confianza se convierte en algo fundamental. Si conseguimos que la otra persona se sienta cómoda en una conversación de cualquier índole, estaremos generando un caldo de cultivo muy favorable para la consecución de nuestros objetivos que, como hemos comentado, pueden ser de cualquier tipo (comerciales, atención al cliente, etc.) pero que, en cualquier caso, podrían generarnos oportunidades de negocio para nuestra organización o actividad empresarial. Por esa razón, queremos confesaros los consejos y técnicas que utilizamos entre las profesionales de Secretaría Virtual, para conseguir generar ese ambiente positivo cuando atendemos una llamada.

Consejos que usamos en una secretaría virtual para transmitir confianza

Evita dar excusas

Intenta siempre ofrecer algo positivo y de valor a una conversación. Si no se ha podido cumplir con alguna expectativa de un interlocutor (por ejemplo, una secretaria ha olvidado devolver la llamada a un cliente) lo mejor es tener preparado algo de valor. No vale simplemente con dar explicaciones por la falta cometida. Tenemos que compensar proactivamente a la otra parte. Y, a ser posible, evitar las excusas. Tender positivamente a solucionar.

Evita interactuar buscando la aprobación de todos

Es imposible gustar a todo el mundo. Debes ser amable con las personas con las que tratas, y comprensible a sus problemas. Con tacto, siempre tienes que aportar y sumar a lo que nos dicen, de manera que si recibes un comentario desacertado sobre un determinado aspecto, tu misión será enriquecerlo, siempre y cuando tengas la certeza de que el otro interlocutor está equivocado. La amabilidad y la mano izquierda en este punto es vital, pero a medio-largo plazo la otra parte recibirá con agrado todas tus indicaciones, puesto que se habrá generado respeto y confianza hacia tu persona.

Uso de palabras vacías o sin contenido

Otro consejo que ya hemos aportado en otros aspectos de la gestión es el relacionado con el uso de palabras vacías o sin contenido. Una persona que sea capaz de generar empatía y confianza en sí misma, aportará conceptos de valor y demostrará sus habilidades en la consulta que se le realice. Cree en ti. Demuestra lo que sabes y el potencial que tienes en las parcelas que controlas, y serás realmente valorado/a por los demás. Encontrarán una persona con conocimientos, habilidades y con mentalidad positiva.

Evita ‘hablar de más’

Esto es algo que tenemos muy claro en nuestra labor como secretarías virtuales. Lo importante es resolver las cuestiones a la otra parte. Evitar hablar y hablar y hablar… Según diversos expertos, hablar demasiado es en realidad una demostración de inseguridad. Las personas seguras de sí mismas, y que transmiten confianza al resto de personas que le rodean, son aquellas que son capaces de escuchar y, sólo en el caso de que realmente haya algo que añadir, aportarán contenido de valor.