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¿Qué es una secretaria? ¿Y una recepcionista? ¿Son lo mismo? En este post te contamos todo sobre ello.
¿Es lo mismo una secretaria que una recepcionista?
Aunque pueden tener características en común y en un primer momento puedan parecer lo mismo, la realidad es que no. La secretaria y la recepcionista tienen roles diferentes y sus tareas evidentemente no son las mismas, a pesar de que alguna pueda coincidir. Es más, a veces las empresas unifican en una ambas: secretaria y recepcionista.
La secretaria
Una secretaria se encarga principalmente de tareas administrativas y organizativas. Además, muchas de sus funciones están relacionadas con atender telefónicamente a los clientes de la empresa en cuestión. Debido a las tareas que realiza no requiere de atención presencial. Es por ello, que se puede contar con los servicios de una secretaria virtual.
- Administrar los correos electrónicos: recibimiento y respuesta.
- Organizar la agenda y reuniones tanto de clientes como de empleados y jefes.
- Contestar las llamadas de teléfono.
- Elaborar informes.
- Archivar documentos.
- Gestionar el inventario.
La recepcionista
Una recepcionista es la empleada cuyo lugar de trabajo es la recepción. Trabaja de cara al público y, aunque como hemos dicho tiene tareas en común con la secretaria como atender las llamadas, tienen otras diferentes como:
- Gestionar la entrada y salida de los clientes.
- Concertar citas, principalmente de los clientes.
- Concertar reuniones.
- Atender quejas.
- Saludar a los clientes y ofrecer una buena atención presencial.
- Organizar la agenda de los clientes.
- Recibir correspondencia.
La recepcionista es la cara visible de la empresa, sea del tipo que sea, ya que es la primera impresión que recibe el cliente. A diferencia de la secretaria, pues esta se caracteriza por la administración y no por la atención presencial.
No obstante, hay muchas empresas que mezclan ambas profesiones. Cuando esto sucede generalmente la secretaria es la que también trabaja como recepcionista. Lo contrario suele ser menos habitual debido a que la recepcionista no en todos los casos tiene conocimientos administrativos.
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¿Qué hace una secretaria recepcionista?
Aunque existen diferencias entre ambas profesiones lo cierto es que en las mayoría de las ocasiones se complementan. Hay empresas que buscan perfiles que realicen tareas de una secretaria y de una recepcionista.
Como el propio nombre indica la secretaria recepcionista realiza funciones de ambos profesionales por lo que las tareas son numerosas.
Entre las muchas funciones de estos profesionales, a continuación destacamos algunas de ellas:
- Recibir a cualquier persona que visite la empresa.
- Dar las explicaciones pertinentes a cualquier persona que visite la empresa o que realice una llamada.
- Organizar la agenda empresarial. Tanto de los clientes como de los propios empleados.
- Controlar el flujo de empleados.
- Atender posibles quejas y reclamaciones de los clientes.
- Enviar información y documentación a los departamentos correspondientes.
- Realizar tareas administrativas como: archivar documentos, crear informes, hacer inventarios, etc.
- Contestar correos electrónicos.
- Atender llamadas telefónicas amablemente y siendo empático con el emisor.
Por este motivo, muchas empresas optan por externalizar esta función y contar con un servicio profesional de atención de llamadas, en lugar de tener una recepcionista presencial.
