La comunicación es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Para esta sea buena y cumpla los objetivos del negocio tiene que potenciar la escucha activa, asertiva y proactiva.
Es importante saber que existen dos tipos de comunicación que hay que cuidar para que una empresa sea productiva: la interna y la externa.
Si trasladamos la importancia de la comunicación al ámbito de las secretarías virtuales, debemos tener en cuenta que la comunicación interna es fundamental para que la externa se lleve a cabo de forma positiva. Es decir, la organización y las tareas que una empresa delega en la secretaría virtual tienen que ser entendidas y ejecutadas correctamente.
De esta manera, la secretaria, que es quien interacciona con el público, ya sean clientes o proveedores, puede transmitir los mensajes correctamente. Los stakeholders de la empresa tienen que satisfacer sus necesidades. Si tienen un problema, la secretaría debe resolverlos; si quieres recibir información, la secretaria se la proporciona, etc.
Asimismo, también es la encargada de funciones como organizar reuniones, por ejemplo. En ese caso la secretaria pasa a un primer plano en la comunicación interna. Debe ser quien mantenga relaciones con los empleados y directivos para poder plantear los objetivos de la reunión, el tiempo, realizar los informes y poner fecha a la reunión.