La importancia de mantener una buena comunicación en una empresa

La comunicación es esencial para el buen funcionamiento de una empresa.  Para esta sea buena y cumpla los objetivos del negocio tiene que potenciar la escucha activa, asertiva y proactiva.

Es importante saber que existen dos tipos de comunicación que hay que cuidar para que una empresa sea productiva: la interna y la externa.

• La comunicación interna es aquella que se produce entre los miembros de la organización. Desde dentro de la empresa hay que fomentar la comunicación para tratar cualquier aspecto, positivo o negativo. Hay que saber comunicarse para que lo que se dice sea lo que queremos que se perciba.
• La comunicación externa es la que tiene lugar hacia agentes externos como puede ser el público al que se dirigen los productos o servicios de la empresa. Esta tiene gran importancia ya que es la que permite dar una buena imagen de empresa, explicar a los públicos qué es nuestra organización, sus valores, etc. Saber comunicar lo que queremos que perciban de la empresa, así como fomentar la interacción.

Ejemplo práctico para la buena comunicación

Si trasladamos la importancia de la comunicación al ámbito de las secretarías virtuales, debemos tener en cuenta que la comunicación interna es fundamental para que la externa se lleve a cabo de forma positiva. Es decir, la organización y las tareas que una empresa delega en la secretaría virtual tienen que ser entendidas y ejecutadas correctamente.

De esta manera, la secretaria, que es quien interacciona con el público, ya sean clientes o proveedores, puede transmitir los mensajes correctamente. Los stakeholders de la empresa tienen que satisfacer sus necesidades. Si tienen un problema, la secretaría debe resolverlos; si quieres recibir información, la secretaria se la proporciona, etc.

Asimismo, también es la encargada de funciones como organizar reuniones, por ejemplo. En ese caso la secretaria pasa a un primer plano en la comunicación interna. Debe ser quien mantenga relaciones con los empleados y directivos para poder plantear los objetivos de la reunión, el tiempo, realizar los informes y poner fecha a la reunión.