La atención de llamadas en una empresa es fundamental. A través de ella los clientes se crean una imagen de la empresa. También influye en su decisión de compra.
Saber atender al teléfono permite establecer una comunicación fluida entre los dos interlocutores. La atención de llamadas en una empresa sigue siendo básica para atender dudas, peticiones o quejas de clientes. Se podría decir que es hasta una de las vías más directas y eficaces. Motivo por el cual sigue siendo la principal vía de contacto entre empresa y cliente. Sin embargo, la atención de llamadas en las empresas debe cuidarse especialmente y contar con personal cualificado para ello.
Nuestro servicio de secretaria online de atención de llamadas permite contar con este servicio sin necesidad de contratar un empleado en la empresa.
Cuando un cliente o posible cliente llama por teléfono a una empresa para realizar alguna consulta siempre espera resolver la duda que tiene y recibir una buena atención. Muchas veces, y sobre todo en las grandes empresas, se reciben muchas llamadas a lo largo del día, por lo que la asistente o la secretaria encargada de atender el teléfono no puede responder todas las llamadas. Bien por motivos laborales o por motivos personales. En este sentido, hay que saber que el cliente es la figura principal de toda empresa y que no tiene culpa de los problemas empresariales. Por ello, hay que focalizar los esfuerzos en atender al teléfono.
La atención telefónica es la cara visible de cualquier empresa. Es la primera impresión que damos y, como tal, solo tenemos una oportunidad para causar una primera impresión. Por eso, la atención de llamadas debe ser eficaz, educada, resolutiva y siempre con una sonrisa (aunque no se nos vea) ¡Se nota en la forma de hablar!
Contar con una persona que atienda el teléfono y hable con los clientes de manera pausada, cuidada y con el mayor respeto posible. Pero contar con una asistente de estas características así no tiene por qué suponer un desembolso económico importante. Gracias a los servicios de secretaria online o asistente virtual, hoy es posible contar con una atención al cliente eficaz y humana, sin la necesidad de realizar una gran inversión.
La atención que recibe un cliente telefónicamente repercute en la imagen de la empresa. Si quieres dar una buena imagen es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.
Tratarle de usted, dejarle exponer su consulta y asentir cuando habla. Hacerle sentir que es una persona importante y su llamada se atenderá y valorará.
Para ofrecer una buena atención de llamadas hay que tener en cuenta lo que quiere el usuario. Por ejemplo, ser atendido y no estar en espera durante largos periodos de tiempo, ser bien atendido y que el empleado sea capaz de resolverle el problema o duda, etc. En conclusión, ser bien atendido engloba muchos aspectos y de ellos depende que un usuario sea cliente o no.
Los clientes no soportan tener que esperar con el teléfono en la oreja hasta que alguien les conteste. Colgarán al tercer tono y es probable que no vuelvan a descolgar el teléfono. Por ello, si se pretende ganar un cliente potencial es necesario que la secretaria virtual atienda de forma casi inmediata el teléfono cuando suene. La rapidez en contestar es clave para que el usuario se sienta contento y bien atendido.
Se puede dar el caso de que llamen dos o más clientes a la vez. En esta situación hay que dejar a un cliente en espera, pero siempre habrá que saludarle antes y decirle que espere unos minutos para que sienta de verdad que no está llamando en balde. Otra opción es decirle al cliente que le llamaremos en unos minutos. Es una manera de evitar que la otra persona pierda su tiempo al teléfono. Además, es importante no olvidarse, en ningún caso, que se ha dejado a alguien a la espera, pues es perjudicial para la imagen de la empresa.
Es importante usar un tono amable y cercano. Al no ver la cara de la otra persona, la voz y el tono empleado es fundamental para la satisfacción del usuario. Hay que saber responder con educación, sin alterarse e intentar resolver siempre el problema del cliente o al menos intentarlo y así hacérselo ver a él. La simpatía es un requisito fundamental.
Los clientes necesitan soluciones. Ese es su principal motivo por el que se ponen en contacto con una empresa. La telesecretaria muestra interés y se preocupa por el cliente. Mostrar que todos tienen el mismo fin, la satisfacción del cliente. Saber responder a todas sus cuestiones y ofrecerles la mejor solución posible.
Para ofrecer una solución precisa y correcta en la atención al cliente, es necesario escuchar al cliente. Saber cuáles son sus dudas y qué es lo que busca. De lo contrario, no sabremos ofrecerle lo que viene buscando y se irá a la competencia.
Hay que evitar contestar con monosílabos o términos genéricos. En SecreOnline dividimos por sectores o actividad profesional a nuestras secretarias online, de manera que contestan al teléfono conociendo el sector por el que pueden ser cuestionadas.
Cuando dirigimos un negocio tenemos que analizar un sinfín de situaciones y tomar decisiones importantes prácticamente a diario. Si nuestro trabajo es interrumpido constantemente con llamadas inoportunas perderemos tiempo, eficiencia y productividad. Esta sería una de las principales ventajas pero, además:
Nuestro servicio de atención de llamadas es completamente personalizable. Responderemos bajo los parámetros que nos marques. Pasaremos las llamadas que consideres importantes, según los criterios dados. Lo haremos con los mensajes predeterminados que nos marques. Puedes configurar la atención de cada tipo de llamada como quieras.
Nuestras secretarias virtuales también pueden atender mensajes enviados por otras vías. Siguiendo, de nuevo, las pautas que marque la empresa. Estos mensajes pueden llegar por:
Y serán respondidos en tiempo y forma, según los parámetros marcados.
El teletrabajo ha modificado la forma en que se relacionan las empresas. Tanto externa como internamente. Muchos trabajadores realizan parte de la semana, o su totalidad, trabajando desde casa.
Con un servicio de atención de llamadas podrás localizar de forma rápida a cualquier trabajador. Independientemente de dónde se encuentre en ese momento. En SecreOnline cumplimos escrupulosamente los protocolos de contacto. Derivando oportunamente las llamadas a quien corresponde. Todo queda registrado, facilitando una comunicación ágil y fluida entre departamentos y con clientes externos.
Sabemos que a veces es complicado entender correctamente cuál es el mejor modo de atender la recepción de llamadas. Por eso, te dejamos unos pequeños consejos con los que, seguro, lo conseguirás.