Consejos para organizar una reunión de trabajo

Una reunión de trabajo es una actividad que trata de reunir a diferentes miembros de un equipo para debatir y compartir opiniones en busca de cumplir con los objetivos de la empresa.

Actualmente con la llegada de la tecnología muchas de las reuniones se pueden realizar online. Opción que se incrementó con la llegada del COVID. Sin embargo, para que una reunión sea más eficaz es recomendable que siempre que sea posible se realice presencialmente.  

Los motivos son varios. En primer lugar, se fomenta una comunicación más clara y directa, es más fácil respetar los turnos de palabra y entenderse.

Cómo organizar la reunión de trabajo

Para organizar una reunión de trabajo la empresa tiene que tener a un responsable que se encargue de ello. Puede ser el jefe o la secretaria. En caso de ser una secretaria virtual se le puede encomendar esta tarea, ya que está dentro de los servicios que ofrece.

A partir de ahí, los pasos a seguir son:

1. Tener claro el motivo de la reunión, es decir, qué objetivos se quieren conseguir. Toda reunión tiene una finalidad y debe estar claro para hacer la convocatoria de la empresa a los implicados.

2. Crear lista de invitados. Hay que saber quién va a ser invitado a la reunión. En este sentido hay que invitar únicamente a los miembros de la empresa que sean relevantes para los objetivos. Es frecuente invitar a más de los necesarios, lo que supone pérdida de tiempo para muchos. Cuando podrían dedicar su tiempo a otras tareas más importantes.

3. Acordar el día y hora. Suele elegirlo el director. Sin embargo, es importante cerciorarse de qué no hay otros compromisos importantes.

4. Informar a los asistentes. Hay que asegurarse de qué todas las personas que están invitadas a la reunión reciben la convocatoria. Lo más común es avisar por correo electrónico e incluso dejar carteles por la empresa. Se les debe avisar con la suficiente antelación para que organicen el resto de su trabajo e incluso se preparen para la reunión (conocer cuál es el motivo, poder hacer observaciones, expresar su opinión al respecto, etc.)

5. Elegir un espacio adecuado para llevar a cabo la reunión. En primer lugar y teniendo en cuenta el número de asistentes se puede elegir un espacio más o menos amplio. Además, debe contar con las herramientas necesarias. Por ejemplo, ordenador, proyector si se realiza una presentación, etc.