Cómo sacar provecho a las reuniones de trabajo

Las jornadas de trabajo están compuestas, entre otras cosas, de las reuniones de trabajo. En muchas ocasiones, los trabajadores temen dichas reuniones por la pérdida de tiempo que suponen por su falta de productividad.

Para mejorar las reuniones y sacarlas provecho es fundamental su preparación. Para que sea posible, puedes contar con la figura de una secretaria virtual. Con su experiencia, son capaces de preparar y organizar una reunión para sacarlas el mayor provecho teniendo en cuenta puntos fundamentales como crear la agenda, plantear los objetivos, establecer el tiempo, establecer las reglas o normas de la reunión, avisar a los implicados, etc.

Tips para las reuniones de trabajo

• Lo más importante para sacar provecho a una reunión y que no se convierta en una perdida de tiempo es tener claro los temas que se van a tratar y establecer objetivos para no divagar en exceso.
• Ligado a los objetivos se encuentra determinar el tiempo. En muchas ocasiones las reuniones se alargan en exceso sin llegar a un objetivo. Es por ello por lo que se recomienda establecer tiempos aproximados para cada tema y controlar el tiempo utilizado.
• Crear una agenda con las personas que deben ser convocadas. Y tras hablar con todos los implicados establecer el día y la hora.
• La preparación es otro tip importante. Hay que organizar los temas, los informes o todo lo necesarios para llevar a cabo la reunión. Así como un acta para todos los miembros, estando así informados de los puntos que se van a tratar y su orden.
• Establecer reglas, presentadas previamente a todos los que acuden. Por ejemplo, hay evitar distracciones como pueden ser los móviles. Así mismo, el respeto también es una regla básica. Aunque existan puntos de vista diferentes, hay que discutir y presentar las opiniones de cada uno, pero siempre desde el respeto. 
• Es importante tener un ambiente adecuado, esto quiere decir que la sala sea la adecuada y cuente con todas las herramientas de trabajo necesarias.
• Por último, para sacar provecho a una reunión es importante hacer un resumen con los acuerdos y los puntos relevantes tratados.