A pesar de la implantación de las nuevas tecnologías en las oficinas, una de las mejores técnicas para atender a clientes sigue siendo el uso del teléfono. Es una forma de comunicación directa y clara, a través de una secretaria virtual, que no necesita demasiado tiempo para explicar o resolver a los clientes sus dudas respecto a la empresa. Disponer de un sistema eficaz para atender llamadas basado en la labor de la telesecretaria es igual de importante que atender de forma educada y amable a los clientes.  Por ello, es fundamental saber cómo atender a clientes por teléfono, siendo una de las claves la presencia de una secretaria online.

Cuatro reglas básicas para atender telefónicamente a los clientes

1. Canal de acceso cómodo y gratuito

En un apartado de la página web debemos incluir un número de contacto telefónico. Esta información debe resultad fácil de encontrar. No incluir un número de teléfono, solamente un formulario, crea desconfianza en los clientes e incertidumbre debido a que no saben si la empresa resolverá sus dudas. Es más, algunos clientes no llegan a contactar con la empresa si es vía email o formulario, buscando otras empresas. Por otro lado, la buena atención al cliente con secretaria virtual está basada en un contacto totalmente gratuito para el cliente.

2. Atender rápidamente

La reticencia a llamar a un teléfono de oficina se debe a que tenemos la certeza de que nadie responderá la llamada. Los clientes colgarán al tercer tono y es probable que no vuelvan a descolgar el teléfono. Por ello, si se pretende ganar un cliente potencial es necesario que la telesecretaria atienda de forma casi inmediata el teléfono cuando suene.

3. Respeto y amabilidad

El cliente no nos conoce en persona, por lo que no sabe cuáles son las facciones de nuestra cara y nuestros gestos cuando hablamos con él. Una frase puede tener varios significados según el tono de la voz o la expresión facial. Por teléfono solo podemos expresar nuestro carácter a través de la voz, por lo que debemos ser dulces, amables y cercanos. Asimismo, debemos hablar con respeto hacía el cliente. Es la única forma de que el cliente confíe en la secretaria online.

4. Devolver las llamadas

No siempre es posible atender las llamadas al instante debido a que la telesecretaria desempeña más tareas para una empresa. En esos casos, es necesario devolver la llamada a los clientes lo antes posible. De esta forma, se percatarán de que son valorados por la compañía y que reciben una atención personalizada de parte de la secretaria online.