La vía telefónica permite establecer una comunicación fluida, en la que los dos interlocutores. La atención de llamadas en una empresa sigue siendo básica para atender dudas, peticiones o quejas de clientes. La atención al cliente mediante el teléfono sigue siendo una de las vías más utilizadas por ser de las más eficaces. Sin embargo, la atención de llamadas en las empresas debe cuidarse especialmente y contar con personal cualificado para ello. Nuestro servicio de secretaria online de atención de llamadas permite contar con este servicio sin necesidad e contratar un empleado en la empresa.

Factores a tener en cuenta en la atención de llamadas en una empresa

Contar con una persona o un servicio que se dedique en exclusiva a la atención de llamadas en una empresa es fundamental para ofrecer lo mejor al cliente. Pero esta atención también debe cuidarse y hay que considerar una serie de factores para que sea un buen servicio. A continuación, vamos a ver los factores que nosotros, como secretarias online, consideramos importantes en la atención de llamadas.

1. Respuesta rápida. Cualquier tipo de cliente es impaciente y no quiere esperar con el teléfono en la oreja hasta que alguien les conteste. Por ello, es vital cuanto antes, en el primer o segundo toque. Podemos poner un contestador para los casos en que sea imposible contestar pero, se ha de devolver la llamada lo antes posible.
2. Llamadas en espera. Puede pasar que llamen dos o más clientes a la vez. En esta situación hay que dejar a un cliente en espera. Pero, antes habrá que saludarle y decirle que espere unos minutos para que sienta de verdad que no está llamando en balde. Otra opción es decirle que se le llamará en unos minutos.
3. Educación. La persona encargada de la atención de las llamadas en la empresa debe hacerlo con respecto y educación. Utilizando un tono amable y cercano. Además, no se tensa en caso de queja o petición complicada. Mantiene la calma, el tono conciliador y la simpatía en todo momento.
4. Capacidad resolutiva. Un cliente quiere soluciones. Ese es su principal motivo por el que se ponen en contacto con una empresa. La secretaria online muestra interés y se preocupa por el problema del cliente para poder solucionarlo.
5. Escucha. Muy importante saber escuchar a quien llama. Interesarse por sus dudas y qué es lo que busca. De lo contrario, no sabremos ofrecerle lo que viene buscando y se irá a la competencia.