Ventajas e importancia de delegar tareas

Dentro de cualquier organización, delegar tareas se está convirtiendo en una necesidad. Este nuevo método de trabajo, que se basa en el trabajo en equipo y la cooperación, tiene numerosas ventajas para nosotros, pero también para nuestro negocio. Por eso, vamos a ver cuáles son las ventajas de aprender a delegar tareas.

Delegar se basa en un reparto de tareas según las habilidades y las capacidades de cada persona. Si eres autónomo o tienes una empresa pequeña, seguro que te has visto sobresaturado en más de una ocasión. Contratar los servicios de una secretaria virtual puede ayudarte mucho a la hora de centrarte en tareas que sean más exclusivas de tu formación y experiencia.

No delegar tareas es contraproducente para la empresa. Principalmente por la falta de productividad. Las horas en el día son limitadas y las capacidades mentales también. Una sola persona no puede abarcar todas las tareas que implica un negocio a la vez.

Ventajas de delegar tareas

Delegar tareas se está convirtiendo en la mejor forma de trabajo para cualquier autónomo o pyme. Confiar en las capacidades de los demás abre muchas puertas a la hora de cooperar y trabajar en equipo. Además, tiene muchísimas más ventajas.

Consiste en pasar una parte de la responsabilidad del negocio a otras personas. Junto con esa responsabilidad, se delega la realización de diferentes tareas dentro de la empresa. Un directivo puede delegar cualquier tipo de tarea o responsabilidad.

• Una de las grandes ventajas que tiene delegar tareas es el aumento de tiempo. Al delegar tareas, estamos reduciendo nuestro trabajo. Te centras en aquellas cuestiones que realmente necesitan tu atención mientras que todo el trabajo queda hecho. Esto hace que las jornadas laborales sean más cortas.
• Conciliación familiar. Al tener jornadas laborales más cortas, podremos pasar mucho más tiempo con la familia. Además, al contar con una persona que nos apoya, podremos dejar de trabajar si ocurre algo de real urgencia que necesite nuestra atención.
• Mejora del humor. Al delegar tareas en otras personas, nos sentimos menos estresados y más tranquilos. Nuestro estado de ánimo mejora. Estamos menos susceptibles, más abiertos, con una mejora de la autoestima y mayor sentimiento de tranquilidad.
• Explotación de las habilidades. Cada persona tiene unas cualidades y unas habilidades importantes. No todos somos buenos en lo mismo. Trabajar en lo que se te da bien hará que tus habilidades se exploten mucho más. Además, esto mejora la autoestima y hace que las personas se sientan más contentas.
• Mejor organización. Delegar tareas también es una forma maravillosa de mejorar la organización de las personas. Todos tendréis una función importante que encajará como un puzle con el resto del equipo.

Qué beneficios recibe la persona que delega tareas

Si se elige a la persona adecuada, como es el caso de la telesecretaria, la persona que delega tareas recibe una gran paz interior. Tiene la seguridad de que su trabajo no se quedará estancando cuando no pueda acudir a la oficina por temas médicos o vacacionales. Sabe con certeza de que el trabajo saldrá adelante e impecable. Nadie notará su baja.

Por otro lado, estará más desahogada. Tendrá más tiempo para realizar otra serie de tareas o cuestiones y podrá realizarlas con mayor detenimiento. Gracias a ello, el resultado será mucho mejor y no sufrirá episodios de estrés.

Un tercer beneficio es que podrá aprender de la persona a quién ha delegado tareas. Aprenderá a hacer las mismas tareas pero desde otro enfoque, estilo o manera. Esto le ayudará a mejorar sus capacidades.

Se genera una mejor organización dentro de la empresa. Cada empleado sabrá cuáles son las tareas que tiene que realizar y en qué competencias puede participar y en cuáles no. Hay un equilibrio entre trabajadores y trabajo.

Por último, le ayuda a trabajar en equipo y a tener mayor confianza en las personas con las que trabaja codo con codo.

Ventajas para la empresa de la delegación de tareas

La empresa avanza a pasos agigantados. Las tareas se hacen con mayor precisión y mayor productividad. No existen parones si una persona no puede realizar una tarea, ya que otra podrá hacerlo en su lugar con la misma eficiencia. Además, los trabajadores desarrollan una mejor visión y control de la situación. Esto aporta una mayor experiencia y seguridad al quehacer de la compañía.

Cómo puede ayudar una secretaria online

Seguramente quieras pasar más tiempo con tu familia, realizando deporte o simplemente viendo la televisión. Es tu tiempo de ocio y no quieres tener que pasarlo trabajando. Esto suele suceder cuando no terminamos las cosas que teníamos planeadas para el día.

• Contratar los servicios de una telesecretaria es muy sencillo, rápido, cómodo y efectivo.
• No necesitarás un hueco físico en tu empresa o despacho. Hablarás con ella de forma online. Sin agobios ni molestias.
• La atención al cliente es primordial dentro de cualquier empresa que se precie. Si estamos demasiados agobiados, no podremos dar un buen servicio. Esto puede acabar convirtiéndose en horas trabajadas de más con resultados de menos. Podemos acabar perdiendo a nuestros clientes, además de los clientes potenciales que estaríamos dejando pasar. Para que esto no suceda, podemos delegar en la secretaria virtual cualquier tema administrativo o, si lo preferimos,  la atención al cliente.
• De este modo, nuestra secretaria online estará librándote de una gran carga de trabajo, lo que te permitirá centrarte en lo importante y no tener que perder más tiempo con tareas que puede hacer ella.
• Además, tendrás una relación con ella muy eficaz, rápida y fluida. Es muy fácil de contratar y conseguirás que mejore notablemente tu marca e imagen profesional. Es una experiencia gratificante ver que, por muy poco, puedes conseguir unos resultados maravillosos.
• Lo más importante dentro de cualquier empresa son los clientes. Darles un buen servicio es lo más importante. No debemos descuidar esta parte tan importante.

¿Qué tareas puedo delegar en la secretaria?

Está claro que no todo puede ser realizado por esta persona. Habrá cosas que necesiten únicamente tu atención. Sin embargo, existen una serie de tareas que puedes dejar en manos de tu secretaria. Hará un trabajo muy profesional y te permitirá centrarte en otras cuestiones. Así, no será necesario que eches largas jornadas de trabajo o te lleves tareas a casa.

• Atención al cliente. A los clientes les gusta estar bien atendidos y tener una constante comunicación. Pasar muchas horas hablando con ellos hace que no puedas centrarte en otras cuestiones. Por eso, tener una secretaria virtual puede ser la solución. Contestará al teléfono y dejará los recados necesarios.
• Organización de agenda. La organización de reuniones, planificación de viajes, incorporación de nuevos proyectos… Todas estas cuestiones puedes dejarlas en manos de tu secretaria. Te ayudará mucho a la hora de organizarte mejor, aprovechando ratos más libres para incorporar estas situaciones.
• Seguimiento. Una vez concluida una reunión, se toman decisiones importantes que se deben llevar a cabo. La secretaria virtual puede ser la persona que se asegure que estas cuestiones se están llevando a cabo, asegurándose así su buena aplicación.
• Mejora de la marca de empresa. Aunque muchas veces pensamos que este punto no es tan importante, contar con la atención de una secretaria te dará una mejor imagen de cara a tus clientes y futuros clientes. Todas las llamadas pasarán por su atención. Tener una secretaria da imagen de profesionalidad.