Hoy en día cada vez es más común el teletrabajo lo que implica el uso de herramientas online como las videollamadas. Estas son un medio muy utilizado a la hora de realizar reuniones en remoto. Por ello, es imprescindible seguir unas buenas prácticas de comunicación, tecnología adecuada y gestión del tiempo para realizar reuniones de forma efectiva.

Importancia de las videollamadas para las reuniones en remoto

Las videollamadas son una herramienta fundamental para las reuniones en remoto por varias razones:

• Aumento de la participación. La capacidad de visualizarse mutuamente durante una videollamada aumenta la participación de los asistentes. Ya que estos se sienten más comprometidos y responsables de contribuir a la discusión.
• Reducción de malentendidos. Con la videollamada, se reducen los malentendidos y se mejora la claridad de la comunicación. Los participantes pueden hacer preguntas en tiempo real y aclarar cualquier punto confuso de manera inmediata.
• Colaboración visual. Durante las videollamadas, los trabajadores pueden compartir su pantalla para mostrar presentaciones, documentos, o incluso para colaborar en tiempo real en proyectos utilizando herramientas de pizarra virtual. Esto facilita la colaboración y la toma de decisiones en equipo.

Estrategias para reuniones en remoto efectivas

• Preparación adecuada. Antes de la reunión, es necesario tener una agenda clara y definida. Se debe enviar a todos los participantes con anticipación para que puedan prepararse adecuadamente.
• Normas de conducta. Establecer normas de conducta claras para las reuniones en remoto es necesario. Además de mantener el micrófono en silencio cuando no se está hablando, levantar la mano para pedir la palabra y respetar los turnos de habla.
• Participación activa. Fomentar la participación activa de todos los participantes. Hacer preguntas, promover el debate y dar la oportunidad a cada persona de expresar sus opiniones.
• Gestión del tiempo. Asignar un tiempo específico para cada tema de la agenda y asegurarse de mantener la reunión en el horario establecido. Utilizar herramientas de gestión del tiempo, como un temporizador, si es necesario.
• Feedback. Solicitar feedback a los participantes después de la reunión para identificar áreas de mejora y hacer ajustes para futuras reuniones.
• Cuidado del bienestar. Reconocer y valorar el bienestar de los participantes. Programar descansos si la reunión es larga y asegurarse de mantener un ambiente positivo y colaborativo.

Herramientas para realizar reuniones en remoto

Existen una variedad de herramientas disponibles diseñadas específicamente para facilitar las reuniones en remoto. Estas son algunas de las más populares.

Zoom

Es una de las plataformas de videoconferencia más utilizadas que ofrece funciones como vídeo en alta definición, pantalla compartida, grabación de reuniones, salas de espera y más.

Microsoft Teams

Esta herramienta de colaboración incluye funciones de chat, videoconferencia, compartición de archivos y colaboración de documentos en tiempo real. Todo ello integrado con otras aplicaciones de Microsoft Office.

Google Meet

Google Meet es una plataforma de videoconferencia que permite a los usuarios realizar reuniones virtuales con hasta 250 participantes. Está integrado con otras herramientas de Google Workspace.

Slack

Slack permite realizar llamadas de voz y vídeo, así como compartir archivos y colaborar en proyectos.

Skype

Es una herramienta de comunicación empresarial que ofrece mensajería instantánea, videoconferencia, llamadas de voz, compartición de pantalla y colaboración en tiempo real.