Cómo realizar videoconferencias

Realizar videoconferencias es una práctica común en las empresas, a raíz de la Covid-19. Antes de la pandemia también se realizaban, pero no todas las personas conocían su uso ni sus beneficios. Actualmente es una herramienta indispensable, dado que el teletrabajo ha llegado a nuestras vidas y, probablemente, para quedarse.

Las videoconferencias ofrecen comodidad y mejora la imagen de empresa, permite ser vista como moderna y fácilmente adaptable a las situaciones que van surgiendo. Si se aprende a realizar y planificar bien son muy eficaces.

Para poder llevar a cabo una videoconferencia debes tener en cuenta diversos aspectos:

• Tienes que buscar el lugar apropiado. Este debe estar aislado para que no interfieran ruidos y tiene que ser adecuado a la situación. Evita lugares muy íntimos, con un diseño muy personal que pueda desconcentrar a las personas que participen en la videoconferencia. Comprueba también la conexión a Internet para evitar que se interrumpa la conexión.
• Comprueba la imagen y el sonido. Es importante que antes de comenzar la videoconferencia compruebes que el sonido y la imagen funcionan correctamente. Asegúrate que la cámara tiene una buena perspectiva y enfoca bien, ya que estará funcionando durante toda la reunión.
• Cuida la imagen. Este es uno de los aspectos más importantes. Vístete acorde a la situación y compórtate como si la reunión fuese en persona: no comas, cuida el lenguaje, mira a la cámara cuando hables, etc.

Organiza las videoconferencias con una secretaria virtual

Muchas empresas no disponen de tiempo ni de personal preparado para organizar y realizar videoconferencias. Si este es tu caso siempre puedes externalizar algunas tareas y delegarlas en una secretaria virtual.

Una secretaria virtual se puede encargar de organizar la reunión: buscar el día adecuado, llamar a los participantes y buscar la mejor herramienta, entre otros. Una vez organizada y, teniendo en cuenta que quien esté en la reunión puede recibir llamadas, la secretaria virtual también se puede encargar de su recepción.

De esta manera los beneficios para tu empresa serán:

• Ahorro y optimización de tiempo.
• No dejar de lado la atención de llamadas.
• Mejorar la imagen de empresa.
• Mayor control.
• Reducir costes.