Las reuniones son de vital importancia para cualquier tipo de empresa. Independientemente del tipo de reunión que sea y de quienes acudan a ella (clientes, trabajadores, proveedores, etc.) son imprescindibles para el buen funcionamiento de una empresa. Conseguir realizar reuniones de trabajo productivas permite obtener beneficios: mejora la comunicación, ofrece soluciones, se marcan objetivos y acciones para llevar a cabo…

Sin embargo, en muchas ocasiones, por falta de organización, se cree que las reuniones agilizan la realización de tareas, pero no es del todo cierto. Más reuniones no es sinónimo de más beneficios y productividad para la empresa.

Concertar reuniones tiene que ser una acción pensada, que tenga una finalidad y un objetivo. Por amplios volúmenes de trabajo y con la intención de agilizarlo, en la era de las secretarias virtuales, es una tarea que ellas pueden llevar a cabo por el beneficio de la empresa.

Pautas para reuniones de trabajo

Una secretaria virtual permite preparar correctamente reuniones, ya que entre las tareas que se le pueden asignar se encuentran:

• Establecer día y hora teniendo en cuenta el calendario.
• Priorizar los temas que se deben tratar según las indicaciones de la empresa.
• Notificar la reunión a los asistentes.
• Marcar si los objetivos han sido o no cumplidos.

Tras la organización de la reunión por parte de la secretaria online, se establecen los aspectos que se han de tener en cuenta para que una reunión de trabajo sea eficiente:

1. Marcar un timing. Es importante establecer una hora de comienzo y otra de fin. La de fin puede ampliarse, pero nunca en exceso. Cuando no se establece una hora aproximada para finalizar, la reunión se puede prolongar sin necesidad. Es importante ir al grano, no desviarse y ajustar el ritmo de conversación entre los asistentes.
2. Establecer los temas a tratar. Las reuniones tienen que tener establecido un objetivo claro. Nunca se puede organizar una reunión sin saber su finalidad. Es importante avisar a los asistentes de los temas a tratar y recordarlos al inicio del encuentro.
3. Buena comunicación. Otro aspecto importante para lograr la productividad en las reuniones es la comunicación. Para lograr la efectividad  y objetivos es necesaria la participación de todos los asistentes. Debe ser una comunicación multidireccional, que permita mantener una conversación fluida.