Cómo garantizar una buena gestión del email en tu empresa

La gestión del email es una tarea importante para las empresas. Es una de las vías de comunicación más utilizadas. Los clientes esperan una respuesta inmediata y por ello, es necesario tener una persona dedicada a la gestión del email. 

La figura más preparada para hacerlo son las secretarias online. Cuentan con las capacidades y habilidades necesarias para lograr una gestión eficiente que aporte productividad. 

Pasos para una buena gestión del email 

La persona que se dedique a la gestión del email debe seguir estos consejos. En caso de contratar los servicios de nuestras secretarias virtuales (contactanos) estos pasos están garantizados. 

• Organización. Es importante establecer dentro de la jornada laboral un horario para revisar el email. Aunque sea dos veces al día para evitar que sea una tarea que se extiende a lo largo del día e interrumpa otras labores. Se recomienda hacerlo a primera hora de la mañana para responder a los emails del día anterior y a última hora para los del día. 
• Respuestas. Hay que ser empático con el cliente. Intentar dar respuesta al email de forma concisa y directa, siempre respondiendo todas las dudas o preguntas del cliente. De esta manera se evita ampliar la conversación y tener mayor número de emails. 
• Emplea herramientas antispam. Permite desechar correos que no merecen la pena y que puede hacer perder el tiempo en leerlos y posteriormente eliminarlos. 
• Clasificar los email por importancia. Hay que priorizar en función de la urgencia y para ello se puede utilizar la función de categorías. Así al entrar al email sabrás cuáles tienes que responder más rápido. 
• Hacer limpieza. Eliminar los emails que no aportan nada. Se pueden establecer filtros para que se borren de forma automática. 
• Utilizar herramientas que ayuden a la gestión. Son muchas las que se pueden utilizar para mejorar la gestión, por ejemplo para mandar respuestas automáticas, crear grupos para enviar un mensaje a varios destinatarios, etc. 
• Ofrecer al final del email otras vías de contacto que agilicen la posibilidad de resolver problemas o dudas. En muchas ocasiones es más sencillo establecer una conversación telefónica. Se debe indicar al final del correo.