La gestión del email es una tarea importante para las empresas. Es una de las vías de comunicación más utilizadas. Los clientes esperan una respuesta inmediata y por ello, es necesario tener una persona dedicada a la gestión del email.
La figura más preparada para hacerlo son las secretarias online. Cuentan con las capacidades y habilidades necesarias para lograr una gestión eficiente que aporte productividad.
Pasos para una buena gestión del email
La persona que se dedique a la gestión del email debe seguir estos consejos. En caso de contratar los servicios de nuestras secretarias virtuales (contactanos) estos pasos están garantizados.
- Organización. Es importante establecer dentro de la jornada laboral un horario para revisar el email. Aunque sea dos veces al día para evitar que sea una tarea que se extiende a lo largo del día e interrumpa otras labores. Se recomienda hacerlo a primera hora de la mañana para responder a los emails del día anterior y a última hora para los del día.
- Respuestas. Hay que ser empático con el cliente. Intentar dar respuesta al email de forma concisa y directa, siempre respondiendo todas las dudas o preguntas del cliente. De esta manera se evita ampliar la conversación y tener mayor número de emails.
- Emplea herramientas antispam. Permite desechar correos que no merecen la pena y que puede hacer perder el tiempo en leerlos y posteriormente eliminarlos.
- Clasificar los email por importancia. Hay que priorizar en función de la urgencia y para ello se puede utilizar la función de categorías. Así al entrar al email sabrás cuáles tienes que responder más rápido.
- Hacer limpieza. Eliminar los emails que no aportan nada. Se pueden establecer filtros para que se borren de forma automática.
- Utilizar herramientas que ayuden a la gestión. Son muchas las que se pueden utilizar para mejorar la gestión, por ejemplo para mandar respuestas automáticas, crear grupos para enviar un mensaje a varios destinatarios, etc.
- Ofrecer al final del email otras vías de contacto que agilicen la posibilidad de resolver problemas o dudas. En muchas ocasiones es más sencillo establecer una conversación telefónica. Se debe indicar al final del correo.