Cómo evitar retrasos en las tareas a realizar en el trabajo

Deadline, fecha tope, día D, hora límite,… Le podemos poner muchos nombres, pero lo cierto es que el tiempo fijado para la entrega de una determinada tarea puede traernos de cabeza. Nosotras, como secretarías online, tenemos la función de informar en todo momento de una serie de cuestiones que ocurren a lo largo del día. El cliente debe estar al día de sus llamadas, contactos, etc.,y depende de la asistente virtual que toda la información esté ordenada y sea transmitida adecuadamente, y en el momento justo.

Para llegar a este punto, lo cierto es que hay que organizarse. Tanto si somos secretarias virtuales como si tenemos otro empleo, tendremos tiempos límite para cumplir nuestros objetivos, y estos nos generan a su vez estrés, fallos en la ejecución de las tareas, prisas, incomodidad, sensación de ‘no llegar’, etc. Hoy queremos explicaros cómo evitar todo este tipo de situaciones desagradables y que en nuestro equipo ponemos en marcha de forma constante. ¿Os imagináis que se nos olvida trasladar una llamada importante del cliente que más factura a una empresa? Un error que no puede ocurrir en el mundo de las secretarias virtuales y que, en consecuencia, tenemos que evitar a toda costa. Pero, ¿cómo?

Consejos para llegar siempre a tiempo y evitar retrasos

• Estructura las tareas. Tienes que ser capaz de hacer manejables las cuestiones que tienes entre manos, siendo muy importante el priorizar. Esta organización es la que alejará los agobios y te ayudará a cumplir tus objetivos.
• Utiliza la técnica de los cinco minutos para las tareas que menos te agradan. Uno de los problemas de los retrasos es que evitamos abordar aquellas cuestiones que no nos gustan tanto a la hora de desempeñar nuestras funciones. Existen funciones como secretaria que son menos agradables que otras, o que nos generan motivación, pero hay que ejecutarlas de igual modo. En este sentido, coge un cronómetro y calcula cinco minutos haciendo única y exclusivamente, y a pleno rendimiento, esta tarea que te genera quebraderos de cabeza. Es recomendable hacerlo una vez al día, y te ayudará a producir el máximo en esa tediosa tarea, de manera que le dedicarás menos tiempo, pero producirás más.

[Tweet «En ciertos momentos del día, deja el móvil en silencio y apaga el correo electrónico.»]

• Prepara lo que necesites para trabajar y evitar distracciones. Otro de los problemas a los que nos enfrentamos las recepcionistas online o asistentes virtuales, es que podemos vernos interrumpidas en la tarea que estamos ejecutando de forma constante. Al ser esto así, debemos evitar distracciones añadidas para no olvidar ciertas cuestiones. Posteriormente, recordamos que estábamos haciendo ‘esta’ o ‘aquella’ cuestión, lo que nos modifica nuestro planning y nos genera retrasos. Para evitar más interrupciones de las necesarias coloca todos los elementos que necesitarás en tu mesa de trabajo antes de ponerte manos a la obra. Esto incluye la botella de agua, si bebes habitualmente en tu puesto. Incluso ir al baño antes de ponerte manos a la obra. Nosotras, como secretarias virtuales, no podemos seguir el siguiente consejo, pero el resto de trabajadores sí: en ciertos momentos del día, especialmente los que detectes de máxima productividad, deja el móvil en silencio y apaga el correo electrónico. Muchas de las distracciones que recibirás desde estos elementos no requieren de una atención inmediata, de manera que te evitarás inoportunos parones que te generarán retrasos.

El retraso en las tareas a realizar en el trabajo no será un problema si contratas los servicios de nuestras secretarias virtuales.