Tono más adecuado para una secretaria virtual

La atención telefónica es una de las claves en una secretaria virtual. El primer contacto que el cliente va a tener es por teléfono, por lo que protocolo y tono en SecreOnline es vital. Está demostrado que el trato con el que los usuarios son atendidos influye de manera importante para que la transacción entre el cliente y la empresa finalice con éxito. Por eso, la voz de una telesecretaria se convierte en uno de los pilares fundamentales.

En el escenario actual en el que vivimos en el mundo de la atención cliente, existe una gran rivalidad con numerosos acuerdos de negocios a lo largo del día. Es por esto, que en SecreOnline contamos con un equipo dotado de excelentes aptitudes comunicativas. La persona que se encuentra al otro lado del teléfono debe conseguir que el usuario se sienta cómodo al contar con nosotros, de esta forma aumentarán las oportunidades de negocio.

Consejos en el tono que usamos en SecreOnline:

• El tono de voz es muy importante. Es lo que se conoce como “sonrisa telefónica”. Aunque la otra persona no pueda vernos, hay que mantener la sonrisa para que el tono suene más cordial y amistoso. Nuestro interlocutor notará de forma rápida nuestro talante, de ahí que sea transcendental no hablar con desgana, mostrar inseguridad y evitar usar palabras negativas.

• Intensidad. El volumen de la voz va influir de forma directa al cliente. Todos tenemos días peores en los que intervienen distintos factores emocionales. No obstante, hay que mantener la profesionalidad y adaptarnos al momento. En conclusión: tener un volumen neutro sin hablar demasiado alto o que en lugar de una conversación parezcan murmullos al teléfono.
• Saber escuchar. Como en todos los trabajos, habrá momentos de tensión en los que surjan malentendidos o el cliente se altere. Es importante conservar la calma y mostrar una actitud empática ante situaciones de conflicto. Alguien que tenga confianza en sí misma, será capaz de dar con el quid del asunto, sin andarse por las ramas. La telesecretaria debe ser consciente de sus conocimientos y potencial para que se le evalúe de forma positiva.

• Vocaliza. En una conversación telefónica hay que ser muy claro para que no dar lugar a malentendidos. No hay que olvidarnos de que quien está al otro lado del aparato no puede tener en cuenta nuestros gestos, por la que la dicción en una secretaria virtual es primordial.