Beneficios de contratar una Recepcionista virtual

La atención al cliente es uno de los aspectos más importantes a la hora de tener una empresa. Tener una recepcionista virtual es fundamental para que sea ella quien se encargue de la recepción de llamadas. Además, debe ser una persona profesional que asegure un buen trato al cliente. Serán la imagen visible de tu marca y, por tanto, es fundamental que los clientes se sientan cómodos y bien atendidos.

Por qué confiar en una recepcionista virtual

Es normal que, adaptándonos a los nuevos tiempos, ni siquiera trabajes en una oficina física. Cada vez son más los autónomos que deciden trabajar en casa o en un coworking. ¡Hay miles de opciones! Sin embargo, sí que es necesario dejar la recepción de llamadas en manos de alguien experto en este ámbito

En este sentido, es muy necesario que la recepcionista virtual sea una persona profesional que se encargue en todo momento de atender a tus clientes. En este sentido, una secretaria virtual puede ser la ayuda perfecta que necesitas. No somos un call center, sino que hablas directamente y en todo momento con tu secretaria. Puedes explicarle cambios de protocolo y decirle cuáles son las llamadas más importantes. Además, responderá siempre a tus llamadas como tú le indiques. Adaptado siempre a tus gustos y necesidades.

Otro de los aspectos positivos que ofrece una recepcionista virtual es, precisamente, que puede atender tus llamadas, de 8 de la mañana a 8 de la tarde, de forma ininterrumpida, y sin necesidad de estar en tu lugar de trabajo. Ella siempre responderá a tu teléfono y te mandará un aviso con la llamada.

Confiar en un experto es imprescindible cuando necesitamos un servicio de calidad. Por eso, es necesario que la atención de llamadas la ofrezca una recepcionista virtual de calidad y no un call center. La especialización y el buen trato es esencial para conseguir fidelizar a los clientes. En la época de Internet, contar con una voz humana amable se convierte en un plus.

¿Qué funciones tiene una recepcionista online?

La persona que contrata los servicios de una recepcionista virtual puede decidir cuáles son sus funciones. Sin embargo, antes de ello, es importantes conocer para que está formada y cuáles son sus principales funciones.

• Atender las llamadas telefónicas.
• Responder los correos electrónicos.
• Gestionar la agenda.
• Organizar reuniones y eventos.
• Apoyar en las tareas administrativas: facturas, informes, etc.

¿Cómo debe hablar una recepcionista virtual?

Una de las principales aptitudes que tiene que tener una recepcionista virtual es saber comunicarse y hablar con los clientes. Es la persona encargada de atender al cliente, lo que es clave para la empresa. Por ello, a continuación explicamos algunos tips de cómo debe hablar una recepcionista:

• Mantener un tono adecuado. No alterarse ni elevar la voz.
• Saber escuchar con atención. Hay que dejar hablar al cliente.
• Hay que mostrar empatía.
• Ser resolutivo. Buscar siempre la mejor solución para todas las partes.
• Mantener siempre la educación aunque el cliente no lo haga.