Desde que Graham Bell inventara el teléfono, la comunicación a través de él no ha dejado de fluir. Es muy común utilizar el teléfono para ponernos en contacto con una empresa. Bien porque tenemos un problema con ella o porque necesitamos cualquier tipo de información, la atención de llamadas debe ser correcta.

Lo primero que hay que pensar es que esta es la cara visible de cualquier empresa. Es la primera impresión que damos y, como tal, solo tenemos una oportunidad para causar una primera impresión. Por eso, la atención de llamadas debe ser eficaz, educada, resolutiva y siempre con una sonrisa (aunque no se nos vea) ¡Se nota en la forma de hablar!

Trucos para una buena recepción de llamadas

Si crees que la atención de llamadas de tu negocio no es adecuada, lo que puedes hacer es hablar con tu secretaria virtual y contarle cuáles son los puntos que quieres destacar. Explica bien el protocolo de tu negocio y cuál es la mejor forma de realizar la recepción de llamadas.

A atención de llamadas requiere un mimo especial. Puede ayudarte a conseguir nuevos clientes y, por tanto, tiene que ser cuidada. La educación a través del teléfono brilla en muchas ocasiones por su ausencia. Para una adecuada atención de llamadas, confiar en una secretaria virtual puede ser una de las mejores opciones. Siempre educadas y con buenos modales, atienden tus llamadas y solucionan los problemas que surjan. Las llamadas deben estar completamente profesionalizadas.

Además, es importante que la atención de llamadas sea dinámica para el cliente. Las soluciones se deben proporcionar rápidamente.

Pautas para la mejor atención de llamadas

Sabemos que a veces es complicado entender correctamente cuál es el mejor modo de atender la recepción de llamadas. Por eso, te dejamos unos pequeños consejos con los que, seguro, lo conseguirás.

• No dejar que el teléfono suene más de dos veces. Es importante que, en una empresa, la secretaria virtual conteste rápidamente.
• El saludo debe ser cordial e identificar a la empresa. Un “buenos días” o “buenas tardes” es fundamental para dar una buena impresión. También es recomendable dar el nombre. Por ejemplo, “Centro clínico X, le atiende Isabel, ¿en qué puedo ayudarle?” es un buen saludo.
• La conversación debe ser siempre educada. Tomar el recado o intentar solventar el problema de la mejor forma posible.
• Debe cuidarse la forma de hablar y las palabras elegidas. Esta persona es la cara visible, por lo que debe demostrar que la empresa es importante y respetada.
• Filtro de llamadas. Nuestras secretarias virtuales siguen siempre el filtro que tú indiques. Pasaran a tu teléfono aquellas llamadas que tildes de importantes.

Además de estos consejos, es muy importante evitar las posibles disputas por teléfono. De esta forma, conseguirás que la atención de llamadas de tu empresa sea de diez.